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          處理電子郵件的五點關(guān)鍵建議

          國際貿(mào)易 ,一般以電子商務(wù)為平臺,從電子郵件詢盤開始,做進(jìn)一步的交流,從而達(dá)成交易的過程。每一封郵件都意味著潛在的客戶,由于互聯(lián)網(wǎng)信息龐大,紛繁的郵件鋪天蓋地,查詢起來費時費力。由此,很多外貿(mào) 公司會借助高科技的外貿(mào)管理軟件 ,對信箱內(nèi)的電子郵件先做一番篩選。

              經(jīng)過外貿(mào)管理軟件 系統(tǒng)篩選后的電子郵件,一般都是有價值的詢盤郵件。如何進(jìn)一步處理郵件,與客戶做更好交流,從而達(dá)成協(xié)議呢?以下將從五個方面給予幾點建議。

              一、應(yīng)對買家的網(wǎng)上查詢:分辨那個是真盤,那個是假盤;

              面對買家的查詢,如何區(qū)分真盤還是假盤?如果單靠人工去點擊查看,費時費力,且效率低下。一套好的外貿(mào)管理軟件 ,帶有辨?zhèn)纬绦颍軌蛟陔娮余]件的海洋里為你篩選出實盤。重點處理針對性很強的、可以稱得上是詢盤的電子郵件;對于無價值的詢盤,要敢于果斷舍棄。
             
              如果以為每個詢盤都是要向你買貨未免過于天真。有的詢盤過于空泛,也許只是客戶做市場調(diào)查的一種手段。如果你不放棄空泛的信息,可能你每天只能做一些處理電子郵件的事了。

              二、處理買家的查詢一定要注意方法和技巧;

              要善于透過電子郵件的表象看到深層,了解詢盤者真正的用意。他是否是真正的買家或者中間商甚至是你的競爭對手?他購買的動機是什么?他的購買能力如何?掌握這些以后,你就可以有高超的回復(fù)處理能力,能夠抓住客戶的心理,讓買家更快、更好的了解你的企業(yè)及產(chǎn)品。

              三、熟悉自己的產(chǎn)品與同行的產(chǎn)品的質(zhì)量和價格;

              要非常清楚你的產(chǎn)品包括質(zhì)量是否適合目標(biāo)市場?要設(shè)法了解國內(nèi)其它同行的質(zhì)量和價格水平?,F(xiàn)在獲取同行的產(chǎn)品信息是多么輕松??!您要明白,一份詢盤,國外客戶不會只發(fā)給你一家,而會同時發(fā)給很多供應(yīng)商。只有你的產(chǎn)品質(zhì)量及價格優(yōu)于同行,才有可能最終獲得訂單。

              四、處理電子郵件的八字方針:簡單、可信、恰當(dāng)、快速;

              1、簡單:語言要簡煉,不要羅羅嗦嗦,言之無物。要知道,很多國外商人的耐心是很差的,你浪費他的時間就等于在謀財害命。
              千萬不要小看處理電子郵件的藝術(shù),我告訴你,很多外貿(mào)業(yè)務(wù)員其實都不懂如何寫一封好的電子郵件。
              其中的關(guān)鍵就在于你能否很好的把握買家詢盤的真正意圖,從而給他他最需要的最有針對性的答復(fù)。

              2、可信:簡單并不是要你省略最基本的禮儀,我相信任何一個人都不喜歡不禮貌的回復(fù)。和買家開始聯(lián)系時還要注意,在電子郵件的后面,一定要附上你詳細(xì)的聯(lián)系方式,包括你的姓名、職位、公司名稱、電話、傳真、E-mail地址、網(wǎng)址和公司地址等信息內(nèi)容,給對方一個很正規(guī)的印象。有些廠商答復(fù)時常常丟三落四,很容易給人留下不良印象。

              3、恰當(dāng):恰當(dāng)其實是最不容易的!這里面不僅包含了前二個因素,更重要的,還需要專業(yè)。
              (1)買家總希望和精通產(chǎn)品的人打交道,如果你在回復(fù)詢盤時錯誤百出,一看就是外行,買家會認(rèn)為你不是真正的生產(chǎn)廠家,或者對產(chǎn)品并不熟悉,很可能就一去不回。所以回復(fù)時一定要詳細(xì)注明產(chǎn)品的規(guī)格、包裝方式、功用、報價等資料。
              (2)充分利用電子郵件傳遞圖片的優(yōu)勢,這樣更能說明問題,同時也可以降低成本。
              (3)發(fā)出郵件之前,要仔細(xì)地檢查一下,有無拼寫或語法錯誤,盡量把可能給別人的不良印象減到最小。
              (4)報價要斟酌,不要留下太大的壓價余地,否則會讓買家產(chǎn)生懷疑。而且,要細(xì)分客戶,也就是說根據(jù)客戶所在不同的國家、地區(qū)給出不同的報價。比如歐美客戶和南美、中東的客戶大多數(shù)會在產(chǎn)品檔次上要求不同;如果你給南美、中東的客戶報歐美市場的價格,很可能會把對方嚇跑。

              4、快速:買家總希望盡快地得到回復(fù),特別是互聯(lián)網(wǎng)介入了國際貿(mào)易,很多國外買家更樂意應(yīng)用這種方式,他們應(yīng)用這種方式更多的原因是低成本和高效率。如果對客戶的查詢回復(fù)太遲,不僅會失去商機,而且會使對方對你的效率及能力產(chǎn)生懷疑。即使是不能立即回復(fù)的問題,也應(yīng)該在內(nèi)部商議后給予明確答復(fù),切忌盲目應(yīng)承,往往起反作用。

              五、要不斷地細(xì)致跟蹤曾向你發(fā)過查詢的客戶;

              這一點非常重要!?。『芏嗳送X得網(wǎng)上信息多、成交少,或者沒有成交,就失去了信心,并對收到的查詢不再重視,這是非常狹隘和愚蠢的做法。換位思考,換了你是買家,你會第一次就給一個你不了解的供應(yīng)商下訂單嗎?更何況現(xiàn)在的市場基本都是買方市場,買家不管是通過電子商務(wù)還是傳統(tǒng)商務(wù)手段,輕而易舉就能獲得無數(shù)供應(yīng)商。所以,千萬不要輕視買家的任何查詢!

              另外要記住:
              (1)定期發(fā)送新產(chǎn)品給客戶,這一方式往往會有不可低估的效果。



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