在采購(gòu)流程的初始階段，需要確定采購(gòu)需求，公司也面臨著“制造或者購(gòu)買(mǎi)”的選擇問(wèn)題。必須決定哪些產(chǎn)品或活動(dòng)將由公司自己制造或者執(zhí)行，哪些產(chǎn)品或活動(dòng)將 被對(duì)外轉(zhuǎn)包。隨后要討論的就只是外包的問(wèn)題。這個(gè)過(guò)程從草擬所要購(gòu)買(mǎi)的項(xiàng)目的說(shuō)明書(shū)開(kāi)始，對(duì)于在eBay上建立貿(mào)易合作的公司，這些說(shuō)明書(shū)可能在細(xì)節(jié)上有所不同。

        (一)下單

        1.通常情況下，采購(gòu)員接到缺料，獲取缺料以下基本信息：存貨編碼，產(chǎn)品型號(hào)，數(shù)量。

        2.分析缺料信息是否合理，再將定單下給供應(yīng)商，定單必須含有以下信息：材料型號(hào)，數(shù)量，單價(jià)，金額，計(jì)劃到貨日期。

        3.采購(gòu)審核員根據(jù)具體情況進(jìn)行定單審核

        4.定單傳真給客戶(hù)以后，采購(gòu)員需要與客戶(hù)確認(rèn)采購(gòu)信息，并要求簽字回傳。

        (二) 稽催

        采購(gòu)定單完畢以后，采購(gòu)員根據(jù)采購(gòu)定單上要求的供貨日期，采用時(shí)間段向供貨商反復(fù)確認(rèn)到貨日期直至材料到達(dá)我公司。

         (三)入庫(kù)：

        1. 實(shí)物入庫(kù)：

        收貨員收材料之前需確認(rèn)供應(yīng)商的送貨單是否具備以下信息：供應(yīng)商名稱(chēng)，定單號(hào)，存貨編碼，數(shù)量；如定單上的信息與采購(gòu)定單不符，征求采購(gòu)員意見(jiàn)是否可以收下。

        2.單據(jù)入庫(kù)：

        采購(gòu)員根據(jù)檢驗(yàn)合格單，將檢驗(yàn)單上的數(shù)據(jù)入到用友中，便于以后對(duì)帳。但也存在些問(wèn)題，表現(xiàn)為：(1).外加工的檢驗(yàn)合格單沒(méi)有入庫(kù)；(2).采購(gòu)入庫(kù)定單號(hào)和數(shù)量比較混亂。

        (四)退貨

        采購(gòu)填寫(xiě)退貨單，進(jìn)行定單退貨。

        (五)對(duì)帳：

        1.月結(jié)表：

        每個(gè)月月初，各供應(yīng)商將上月月結(jié)表送至我公司，采購(gòu)員根據(jù)我公司收貨員簽字的送貨單，我公司的入庫(kù)單據(jù)和單價(jià)表核對(duì)月結(jié)表。

        目前月結(jié)表中出現(xiàn)以下不足之處：無(wú)定單號(hào)，存貨編碼，退貨數(shù)量，上月欠款余額，發(fā)生額至本期欠款余額等信息。

        2.增值稅發(fā)票：報(bào)關(guān)員培訓(xùn)

        校對(duì)發(fā)票上的以下信息：我公司的全稱(chēng)，帳號(hào)，稅號(hào)，發(fā)票上的材料名稱(chēng)，數(shù)量，金額。

        在此發(fā)面我們也有欠缺表現(xiàn)為發(fā)票金額大于定單金額，特指一張定單只有一種材料的情況。

        (六)付款：

        根據(jù)付款周期編制付款計(jì)劃，安排付款