辦理客戶業(yè)務(wù)前的準(zhǔn)備工作
營業(yè)助理復(fù)查上次該客戶當(dāng)面所交代或來電來函所應(yīng)辦工作是否已完成,如未完成應(yīng)速辦妥。
(一)營業(yè)助理對(duì)客戶所寄來擬在仿制的原樣品,如需準(zhǔn)備報(bào)價(jià)、樣品、印盒、紙?zhí)?、?biāo)紙、標(biāo)頭、陳列箱、說明書等資料,應(yīng)即準(zhǔn)備齊全,如有問題不能解決,應(yīng)即向主管經(jīng)理請(qǐng)示如何處理。
(二)營業(yè)助理須將客戶所欲購的項(xiàng)目,應(yīng)準(zhǔn)備最新報(bào)價(jià),以滿足客戶再訂購的需要。
(三)營業(yè)助理應(yīng)客戶所需,代訂飯店房間、并于前一天應(yīng)再與飯店聯(lián)絡(luò),不可有誤。
(四)營業(yè)助理須通知裝押助理,最遲于于客戶來前一日辦妥OOL。
(五)如需采購部有關(guān)科長配合準(zhǔn)備工作者,營業(yè)助理應(yīng)協(xié)調(diào)妥善對(duì)大客戶來應(yīng)預(yù)到公司日期。
□客戶接待工作
(一)如需到機(jī)場迎接,營業(yè)部助理應(yīng)向總務(wù)科安排接機(jī)事宜,并應(yīng)于飛機(jī)抵達(dá)前2小時(shí)與航空公司機(jī)場辦事處聯(lián)絡(luò)班機(jī)確定到達(dá)時(shí)間。必須提前5分鐘抵達(dá)機(jī)場或飯店將客人接來公司。
(二)如客戶需赴工廠察看,營業(yè)助理應(yīng)事先與工廠聯(lián)絡(luò),安排行程。
(三)如客戶需要游覽名勝古跡,營業(yè)助理應(yīng)事先安排觀光行程。
□客戶來訪接待
(一)赴機(jī)場或飯店接客戶前,營業(yè)助理應(yīng)將有關(guān)資料、檔案、樣品等置于業(yè)務(wù)洽談室。
(二)如客戶需要飲料、食品等,營業(yè)助理應(yīng)通知樣品室準(zhǔn)備。
(三)如需采購部有關(guān)科長備詢時(shí),營業(yè)助理應(yīng)事先通知待命。
□客戶接洽業(yè)務(wù)
(一)營業(yè)部經(jīng)理及助理陪客戶挑選樣品。
(二)經(jīng)客戶挑選的有興趣產(chǎn)品,營業(yè)助理應(yīng)即記錄詳細(xì)資料及產(chǎn)品編號(hào)、規(guī)格、包裝明細(xì)、材數(shù),最近工廠價(jià)格。如有必要,得與有關(guān)科長協(xié)調(diào)報(bào)價(jià)。如客戶是以C&F或CIF條件采購者,應(yīng)即計(jì)算所擬報(bào)單位數(shù)量的運(yùn)費(fèi),如該產(chǎn)品客戶以前曾購買者,則應(yīng)記錄前次廠價(jià)與賣價(jià)。
(三)與客戶洽談中,對(duì)報(bào)價(jià)及客戶所特有要求的規(guī)格、形態(tài)、大孝尺寸、厚度、結(jié)構(gòu)材料、顏色、包裝、品質(zhì)、訂購數(shù)量等，營業(yè)助理均應(yīng)詳細(xì)列入記錄,必要時(shí)畫上該產(chǎn)品草圖。
(四)如客戶當(dāng)日未能決定采購者,須待次日繼續(xù)洽談時(shí),營業(yè)助理應(yīng)將所挑選出來的樣品,留條囑咐樣品室暫保留于業(yè)務(wù)治談室架子內(nèi)。以免下次洽談時(shí)重復(fù)挑眩(保留期限不得超過一星期)。
(五)如客戶不予洽談或已洽商完畢的樣品,營業(yè)助理應(yīng)囑咐樣品室歸還原處。
(六)客戶如有任何詢問應(yīng)即查核答復(fù),如不能即時(shí)答復(fù),亦應(yīng)向客戶說明原因并告以何時(shí)答復(fù)。
(七)與客戶洽談中,對(duì)客戶所交代的工作應(yīng)于下次洽談前完成。
□整理報(bào)價(jià)單
(一)應(yīng)客戶需要,將洽談中感興趣的產(chǎn)品,營業(yè)助理與采購部有關(guān)科長協(xié)調(diào)整理報(bào)價(jià)單,經(jīng)主管理經(jīng)理核閱后打出交給客戶。
(二)客戶訂購產(chǎn)品,營業(yè)助理應(yīng)于客戶離公司的當(dāng)日或限內(nèi)將報(bào)價(jià)單單項(xiàng)總價(jià)及全部總價(jià)底稿整理妥當(dāng),呈主管經(jīng)理閱后,掃報(bào)價(jià)單所規(guī)定份數(shù)增加二份。如是C&F或CIF時(shí),報(bào)價(jià)單上的材數(shù)不予打出。
(三)營業(yè)助理,應(yīng)即核對(duì)報(bào)價(jià)單是否與底稿相符,如有錯(cuò)誤即自行修改確實(shí)無誤,然后抽出一份報(bào)價(jià)單請(qǐng)示經(jīng)理后,開國內(nèi)訂單,連同國內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)一并交裝押助理。
(四)所有寄國外信件,報(bào)價(jià)單若其他一切文件須由營業(yè)助理核對(duì),并在寄出份上經(jīng)理簽名處旁簽名和簽注日期,送交主管經(jīng)理發(fā)出,但報(bào)關(guān)文件由營業(yè)助理于結(jié)并前自行核對(duì)單價(jià)數(shù)量，必須在當(dāng)日內(nèi)完成。
□開國內(nèi)訂單
營業(yè)助理應(yīng)時(shí)常查核自存的報(bào)價(jià)單,并盡速請(qǐng)主管經(jīng)理會(huì)同有關(guān)采購科長發(fā)出國內(nèi)訂單,并在存檔報(bào)價(jià)單及資料卡或PRICE LIST上注明承制工廠、廠價(jià)、國內(nèi)訂單號(hào)碼及日期。
(一)訂單上嘜頭可采用下列方式:
1.刻章。
2.打字。
3.由營業(yè)助理書寫清楚。
(二)如國內(nèi)訂單上數(shù)量、價(jià)格、包裝、規(guī)格、嘜頭有變更時(shí),即發(fā)出"訂單更改通知",并與原國內(nèi)訂單留底聯(lián)裝訂一起。
(三)如是將國內(nèi)訂單改開另一工廠,則應(yīng)于國內(nèi)訂單留底聯(lián)、驗(yàn)貨聯(lián)、裝運(yùn)聯(lián)上注明,"本訂單是原訂單號(hào)重開,原訂單作廢"并于存檔報(bào)價(jià)單聯(lián)及資料卡或PRICE LIST上更改國內(nèi)訂單號(hào)碼、日期、承制廠名稱價(jià)格,但在工廠聯(lián)及簽回聯(lián)上絕對(duì)不可注明該訂單是重開,并即將裝運(yùn)聯(lián)直接交裝運(yùn)押助理。
(四)原國內(nèi)訂單如是改開別家工廠時(shí),須用特別編號(hào),舉例如下:
KR-1021 (此為改開訂單號(hào)碼)
K-1021 (此為原訂單號(hào)碼)
(五)需動(dòng)退的貨,外箱上要打記號(hào),應(yīng)于訂單上特別注明,告知工廠。
(六)如是紡織品的訂單,亦應(yīng)于訂單上注明需辦GUOTA才可出口。
(七)印制樣品請(qǐng)款時(shí),務(wù)必附上樣品才可付款。
(八)訂單一個(gè)ITEM在￥5,000以上,科長在時(shí)一定要讓科長簽字,才能寄出,如科長不在而急于需寄出的訂單由營業(yè)部自行決定。此訂單進(jìn)否要由科長簽字才寄出,但如未經(jīng)科長簽字的訂單,采購科長應(yīng)協(xié)助出貨,而催貨則由營業(yè)部負(fù)責(zé)。
(九)凡向工廠催貨(包括配件及印刷品)一切的責(zé)任由營業(yè)助理負(fù)責(zé),但裝押助理協(xié)助催貨。
□開妥國內(nèi)訂單
(一)國內(nèi)訂單開妥后,須校對(duì)與報(bào)價(jià)單上所列的包裝、數(shù)量是否相符。
(二)開妥國內(nèi)訂單送主管經(jīng)理核閱簽名后:
1.留底聯(lián)存查。
2.工廠聯(lián)及簽回聯(lián)及驗(yàn)貨聯(lián)交管制中心。
3.裝運(yùn)聯(lián)連同報(bào)價(jià)單一份交裝押助理保存出貨用。
4.簽回聯(lián)逾10天工廠未自動(dòng)簽回時(shí),由管制中心過濾,如該訂單單項(xiàng)金額超過美金2000元或人民幣8萬元以上者,通知有關(guān)副(助)理或外務(wù)員負(fù)責(zé)簽回,(如金額未超過以上金額者不必硬性簽回),如超過美金5,000元者,務(wù)必由各有關(guān)科長簽回。
5.管制中心收到簽回聯(lián)時(shí),核對(duì)單價(jià)、數(shù)量后,如簽回聯(lián)上有更改部分,應(yīng)由管制中心通知各承辦助理，再交行政助理處理后轉(zhuǎn)交各有關(guān)人員更改樣品室價(jià)格。

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