一、合同、訂單的形式　在對(duì)外貿(mào)易中， 跟單員接到的訂單形式?jīng)]有特定的限制，常見的有以下幾種形式：

　(一)合同

　出口合同根據(jù)草擬人的不同，有銷貨合同(Sales Contract)和購(gòu)貨合同(Purchase Contract)，前者由賣方草擬，后者由買方草擬。合同內(nèi)容一般包括三部分：合同首部、合同主體和合同尾部。

　(二)確認(rèn)書

　確認(rèn)書(confirmation)是合同的簡(jiǎn)化形式，對(duì)于異議、索賠、仲裁、不可抗力等一般條款都不會(huì)列入，使用第一人稱語氣。根據(jù)草擬方的不同，分別命名為售貨確認(rèn)書(Sales Confirmation)和購(gòu)貨確認(rèn)書(Purchase Confirmation)。這種格式的合同，適用成交金額不大、批次較多的輕工日用品、小土特產(chǎn)品，或已有包銷、代理等長(zhǎng)期協(xié)議的交易。

　(三)協(xié)議書

　“協(xié)議書”或“協(xié)議”在法律上是“合同”的同義詞。除非是“初步協(xié)議”(Preliminary Agreement)或“原則性協(xié)議”(Agreement in General)，且協(xié)議內(nèi)訂明：“本協(xié)議屬初步性質(zhì)，正式合同有待進(jìn)一步洽商后簽訂”(This agreement is of preliminary nature，a formal contract will be signed after further negotiation)或作出其他類似意義的聲明，以明確該協(xié)議不屬正式有效的合同性質(zhì)。

　(四)備忘錄

　備忘錄也可作為書面合同的形式之一，但在跟單中較少使用。它在法律上對(duì)雙方不具有約束力。

　(五)意向書

　意向書只是雙方當(dāng)事人為了達(dá)成某項(xiàng)協(xié)議所作出的一種意愿的表示(Expression of Intentions)，它不是法律文件，對(duì)雙方?jīng)]有約束力。

　(六)訂單和委托訂購(gòu)單

　訂單(Order)是指由進(jìn)口商或?qū)嶋H客戶擬制的貨物訂購(gòu)單。委托訂購(gòu)單(Indent)是指由代理商或傭金商擬制的代客購(gòu)買貨物的訂購(gòu)單。

　二、審查合同、訂單

　審查合同(包括合同初稿)的內(nèi)容主要包括貨物的名稱、質(zhì)量、數(shù)量、單價(jià)、交貨期限、交貨方式、付款方式及包裝等要求。

　(一)審查貨物名稱(Name of Commodity)

　跟單員 在審查貨物的品名條款時(shí)，應(yīng)注意下列事項(xiàng)：

　1.內(nèi)容是否明確、具體，避免空泛、籠統(tǒng)的規(guī)定。

　2.該貨物是否是企業(yè)能夠供應(yīng)且買方需要的商品，凡做不到或不必要的描述性的詞句都不應(yīng)列人品名條款。

　3.是否使用國(guó)際上通用的名稱，若使用地方性的名稱，交易雙方是否事先就其含義達(dá)成共識(shí)。某些新商品的定名及其譯名是否準(zhǔn)確、易懂，并符合國(guó)際上的習(xí)慣稱呼。

　4.是否選用了合適的品名，以便減低關(guān)稅、方便進(jìn)出口和節(jié)省運(yùn)費(fèi)開支。

　(二)審查貨物質(zhì)量(Quality)要求

　貨物質(zhì)量的表示方法主要有以下幾種：

　1.憑規(guī)格。規(guī)格是指用以反映貨物質(zhì)量的若干主要指標(biāo)，如成分、含量、純度、大小、長(zhǎng)短、粗細(xì)等。

　2.憑等級(jí)。等級(jí)是指同一類貨物，根據(jù)長(zhǎng)期生產(chǎn)和貿(mào)易實(shí)踐，按其品質(zhì)差異、重量、成分、外觀或效能等的不同，用文字、數(shù)碼或符號(hào)所作的分類?！皯{等級(jí)買賣”只需說明其級(jí)別，即可明確買賣貨物的質(zhì)量。

　3.憑標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)可分為國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)四種。

　4.憑牌號(hào)或商標(biāo)。在國(guó)際市場(chǎng)上信譽(yù)良好、品質(zhì)穩(wěn)定，并為買方所熟悉的貨物，可憑牌號(hào)或商標(biāo)對(duì)外銷售。牌號(hào)和商標(biāo)是區(qū)分和識(shí)別貨物質(zhì)量的標(biāo)志。所以，在憑牌號(hào)或商標(biāo)的買賣中，即使在合同中不具體規(guī)定質(zhì)量和規(guī)格，賣方在交貨時(shí)仍必須按該牌號(hào)或商標(biāo)所通常具有的質(zhì)量交付貨物，否則，不僅構(gòu)成違約，而且做壞“牌子”。

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