在公司做秘書(shū)的朋友們，一定經(jīng)常通過(guò)電話(huà)來(lái)商談、詢(xún)問(wèn)、通知、解決一些事情。在電話(huà)中，可以認(rèn)識(shí)許多人，這些人和你并沒(méi)見(jiàn)面，或者見(jiàn)面很少，只因?yàn)樵陔娫?huà)中接觸得多了，因此一聽(tīng)到你的聲音，就對(duì)你產(chǎn)生了某種印象。這種印象可能好，也可能不好。印象好，他自己可以跟你多談幾句，很順利地解決問(wèn)題。印象不好，也許三言?xún)烧Z(yǔ)就會(huì)收線(xiàn)。因此，雖然你面對(duì)著的只是個(gè)沒(méi)有生命的設(shè)備，然而你必須能在想像中看見(jiàn)遠(yuǎn)方那個(gè)接電話(huà)的人，好像面對(duì)他那樣。
　　
　　有些人做不到這點(diǎn)，平時(shí)對(duì)人還不錯(cuò)，可是一打電話(huà)就機(jī)械、單調(diào)，甚至粗聲惡氣，像吵架一樣，叫人聽(tīng)起來(lái)很不愉快。這是因?yàn)樗麤](méi)有運(yùn)用想像力，不能像雙方面對(duì)面談話(huà)那般親切、有禮。
　　
　　這樣的情況下，注意交談的禮儀是很有必要的，不但要學(xué)習(xí)而且要運(yùn)用到工作當(dāng)中去，這樣一定會(huì)為你減少很多的麻煩。在打電話(huà)時(shí)，由于你的姿態(tài)、笑容、動(dòng)作表情，對(duì)方完全看不見(jiàn)。因此，你的善意、親切、好感，完全依靠你的語(yǔ)言和聲音來(lái)表達(dá)，所以一定要注意打電話(huà)時(shí)的語(yǔ)音語(yǔ)調(diào)。
　　
　　在平時(shí)，你的聲調(diào)不大好，你的語(yǔ)言不大講究，別人還可以看見(jiàn)你的態(tài)度舉止和你的面目表情。但在電話(huà)里，一切都只有聲音，全靠聲音表達(dá)。所以你必須小心地控制你的聲調(diào)，讓你的聲調(diào)能夠溫和地、親切地、悅耳地傳達(dá)出你的友誼，同時(shí)，你的口齒也要清晰地傳達(dá)出你談話(huà)的內(nèi)容。
　　
　　請(qǐng)注意，你的口要正對(duì)著話(huà)筒，你的口唇要離開(kāi)話(huà)筒大約半寸，音量不要太大或太小，咬字要清楚，說(shuō)話(huà)速度要比平時(shí)速度略微緩慢，必要時(shí)把重要的話(huà)重復(fù)兩次；提到時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)目字，一定要交代得非常仔細(xì)。
　　
　　有時(shí)候，接電話(huà)的人并不是你直接要找的人，你也要用非常友好的、禮貌的態(tài)度對(duì)待。弄不好就是一個(gè)關(guān)系著公司事務(wù)的人，稍稍的差池都可能影響到你工作。拋開(kāi)公務(wù)不說(shuō)，在平時(shí)養(yǎng)成如實(shí)的習(xí)慣對(duì)身邊的朋友、親人也是有好處的。