本周給大家分享去國(guó)外參加展會(huì)，展前需要做哪些準(zhǔn)備。雖然現(xiàn)在由于疫情原因無法出國(guó)參展，但是這種局面遲早要過去的。閑話不多說，下文直接上干貨，以防口渴，請(qǐng)各位自備茶水閱讀。




1. 與展會(huì)舉辦方聯(lián)系 - 獲取邀請(qǐng)函，展位物品租賃




一般我們是和國(guó)內(nèi)的展覽公司合作，具體各項(xiàng)適宜的時(shí)間截點(diǎn)，合作的展覽公司會(huì)發(fā)給我們。但是也有一些是需要我們自己在往上和大會(huì)主辦方聯(lián)系獲得的。




A. 邀請(qǐng)函




公司內(nèi)部先確定好，哪些人去參加此次展會(huì)。一般大會(huì)都有官方平臺(tái)，需要企業(yè)自己注冊(cè)，在上面填寫此次參展人員的信息。這樣大會(huì)舉辦方會(huì)根據(jù)你填寫的人員信息發(fā)送真會(huì)邀請(qǐng)函給你們。




有了邀請(qǐng)函，才能去辦理商務(wù)簽證。




B. 展位物品租賃




有的展會(huì)直接跟國(guó)內(nèi)合作的參展公司聯(lián)系租桌子，椅子，電視就可以，但是有的展會(huì)需要你們自己登錄大會(huì)的官網(wǎng)進(jìn)行填寫申請(qǐng)。比如我去荷蘭的展會(huì)，那次是個(gè)空的展位，椅子，桌子，電視，柜子，都是我們?cè)诖髸?huì)官網(wǎng)上訂的。提交之后，用銀行卡付款，然后大會(huì)就會(huì)幫你安排了，等你們到展館布展的時(shí)候就可以拿著打印的單子去核對(duì)是否全配齊了。如果沒配齊，就拿你們打印的單子去大會(huì)的服務(wù)臺(tái)問。




2.辦理簽證




拿了邀請(qǐng)函之后，根據(jù)不同國(guó)家的簽證要求，開始準(zhǔn)備簽證材料。一般我都會(huì)預(yù)留1-2個(gè)月的時(shí)間去辦理簽證，有足夠的時(shí)間才能防止意外的發(fā)生。之前有2個(gè)同事，簽證照片照了2次都不合格，這種情況雖然不常見，但是還是有的。如果拒簽了，也還有時(shí)間再次申請(qǐng)。




3.展出產(chǎn)品準(zhǔn)備




樣冊(cè)要不要改版，帶多少份，要不要重新印刷，這些都要提前預(yù)留出時(shí)間；




展位的海報(bào)，易拉寶，展示的內(nèi)容要公司內(nèi)部討論定下來，給美工留出足夠的時(shí)間設(shè)計(jì)海報(bào)，同時(shí)要給打印社留出時(shí)間打印。之前有打印社把內(nèi)容打偏，沒法用的情況，又安排重新打的，所以預(yù)留足夠的時(shí)間很重要；




要不要展出設(shè)備，設(shè)備調(diào)試都要提前準(zhǔn)備好。是隨人員一起帶過去，還是提前走海運(yùn)，空運(yùn)寄過去，都要提前計(jì)劃好，做好安排；




要不要帶優(yōu)盤，把產(chǎn)品資料拷到優(yōu)盤里給客戶，要帶多少個(gè)，都提前做好申請(qǐng)，完成拷貝，印上公司的logo。




4. 聯(lián)系客戶




提前1個(gè)月聯(lián)系客戶，哪些客戶會(huì)去展會(huì)觀展，需不需要邀請(qǐng)函，什么時(shí)間到，確定好哪一天什么時(shí)間去你們展位。有沒有什么要在展會(huì)上洽談，商定的，提前把資料都準(zhǔn)備好。




另外，長(zhǎng)期合作的客戶，可以提前準(zhǔn)備好小禮物，在展會(huì)見面的時(shí)候送給客戶。




5. 機(jī)票，酒店預(yù)定




機(jī)票，酒店一般提前1-2個(gè)月就訂好了，臨近展會(huì)幾天訂，不好訂，還貴。




這項(xiàng)工作一般有公司行政部同事來做，不過你可以把你們的行程，想預(yù)定的時(shí)間，和想預(yù)定的酒店發(fā)給相關(guān)同事。我們以前都是自己選好，然后直接告訴行政部的同事按照我們的要求去訂機(jī)票和酒店。




6. 其他瑣碎的物品




A. 飛行箱




裝公司參展物品的大行李箱，需要公司采購(gòu)一個(gè)。要不樣冊(cè)，資料，都塞你們個(gè)人的行李箱里，你們還怎么裝東西？




B. 插排 + 轉(zhuǎn)換頭




展位不給你準(zhǔn)備插排，如果你們?cè)诂F(xiàn)場(chǎng)要用電腦，電視展示，需要預(yù)備一兩個(gè)長(zhǎng)線的插排。




同時(shí)，由于各國(guó)的電壓不同，需要配備萬能插頭轉(zhuǎn)換器。網(wǎng)上買一個(gè)就行，我買的80塊錢的組合裝。




C. 熱水壺




展館一般都比較冷，沒有熱水喝。所以出國(guó)的時(shí)候，我們一般都帶一個(gè)熱水壺，在展位上燒水喝。有客戶來，也可以給客戶倒杯茶喝。




D. 客戶登記表 + 名片夾 + 名片




這就是自己做的EXCEL表打印出來帶過去，如果業(yè)務(wù)忙不過來，或者業(yè)務(wù)不在展位上的時(shí)候，有人來要樣冊(cè)，要資料，可以登個(gè)記。留下名字，郵箱，公司，職位，電話，感興趣的產(chǎn)品等信息，回去整理一下，讓業(yè)務(wù)逐一聯(lián)系。




或者客戶有名片的，可以交換一個(gè)名片。我出去一般都會(huì)帶名片盒，手機(jī)里也有掃描名片的app,防止丟失，雙重保險(xiǎn)。




E. 中性筆 + 筆記本




不管是客戶登記，還是業(yè)務(wù)洽談，都需要你做記錄，所以筆和本是必不可少的。3-5支筆，2個(gè)筆記本就夠用。像我做軟件的時(shí)候，很多客戶會(huì)現(xiàn)場(chǎng)畫出他們?cè)O(shè)想的系統(tǒng)拓?fù)鋱D，這個(gè)時(shí)候筆和本子就派上用場(chǎng)了。




7. 周邊游攻略




這個(gè)分公司，有的公司比較摳，一點(diǎn)多余時(shí)間不給，展會(huì)結(jié)束就得馬上回去。但是很多公司還是會(huì)給參展人員幾天空閑時(shí)間，讓大家到附件轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)的。那么就需要提前定好去什么地方，攻略，行程都訂好。




像我之前都是提出2-3個(gè)地方，讓大家選去什么地。選定以后，我會(huì)做一個(gè)攻略，這個(gè)地方的游玩如何安排，整個(gè)行程及大概花銷做一個(gè)文件。然后大家該訂機(jī)票訂機(jī)票，該訂酒店訂酒店。




以上就是海外展會(huì)參展前需要做的準(zhǔn)備。讓我們一起期盼疫情早日散去，早日恢復(fù)國(guó)際貿(mào)易常態(tài)。

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深耕外貿(mào)行業(yè)12年，英語翻譯專業(yè)，分享職場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)，英語學(xué)習(xí)方法

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