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賣方（出口商）用報價單回應(yīng)買方（進口商）的詢盤。報價單包括詢盤中所要求回答的所有必要信息。報價是一種按約定條件供貨的承諾，稱之為虛盤。請求報價后，未來的買方不是非買不可；如果賣方后來決定不賣了，他也可以不賣以前報過價的商品。報價單不具法律約束力，雖然也像實盤那樣使用了某些嚴謹?shù)脑~語。
一份好的報價單包括以下幾個部分的內(nèi)容：
（1）如以前調(diào)查過，應(yīng)對先前的詢價表示感謝。
（2）報價商品的名稱、質(zhì)量、數(shù)量和規(guī)格。
（3）詳細的價格、折扣及付款條款。
（4）明確說明什么價格支付，如包裝、運輸、保險代理人的傭金。
（5）預(yù)計包裝和交貨的日期。
（6）表示希望接收所給的報價。
簡言之，發(fā)盤是賣方對買方詢盤的回復。對于老客戶或可能對自己的商品感興趣的新客戶，為了銷售自己的商品，賣方可以不等對方詢盤而主動發(fā)盤。這是通常的做法。當賣方承諾按規(guī)定的條件在規(guī)定的時間內(nèi)出售商品時，所發(fā)出的就是實盤。如果報價承諾銷售，包含價格、數(shù)量等條件，并說明這些條件必須得在雙方的協(xié)議中加以明確，那么這個報價就可視為可操作發(fā)盤。從法律上講，報價并非承諾。但是，如果附有某些可接受的條件，如u201c必須在10天內(nèi)接受u201d，或u201c此報價有效期為30天u201d，或類似的有效文字，報價就在某種程度上成為一種實盤。實盤是一種契約義務(wù)。一旦在有效期內(nèi)無條件接受，就不能撤銷了。
實盤必須具備兩個條件：第一，實盤各項條款必須完整、肯定、明確，合同中除了要包括商品的名稱、質(zhì)量、規(guī)格、價格、數(shù)量、包裝和保險外，還應(yīng)該包括交貨時間、裝運交貨和付款條件。對于老客戶，由于長期合作，彼此對已經(jīng)形成的習慣做法都很熟悉，則不需談判合同細則，只需在合同中加進類似u201c其他條件不變u201d的條款即可。第二，有效期是實盤的必備條款。報盤時必須有明確的起始時間、地點等。否則，超過有效期，報盤就失去約束力。
語氣要友好，語言要禮貌，做到措辭言簡意賅，是報價和發(fā)盤必不可少的。巧妙的商業(yè)表達技巧，有助于客戶對其他產(chǎn)品產(chǎn)生興趣。另外，必須做到確保詢函中所有提到的問題都得到了答復。一份好的報價或報盤由以下幾部分組成。
（1）確認收到詢函，并對客戶對自己的產(chǎn)品有興趣表示真誠的感謝。務(wù)必指明發(fā)函的日期。