公司的采購是一項重要的事務處理活動，其處理流程一般如下，如圖所示。Image:信息采購物流的流程.jpg

⑴ 計劃部門與生產(chǎn)部門通過內(nèi)部的信息系統(tǒng)將年或月份需求信息及時發(fā)布到數(shù)據(jù)庫中，供應部門根據(jù)最新需求信息制訂采購計劃。

⑵ 采購方發(fā)布求購信息，要求供貨方提供貨源信息、進行報價等。

⑶ 供貨方的到相關(guān)的求購信息后，對采購方做出回應，如報價等。

⑷ 根據(jù)采購系統(tǒng)內(nèi)部供應商管理模塊和需求計劃，對供應商提供的各種資料信息進行比較選擇，擇優(yōu)選定一家或數(shù)家供應商，或者根據(jù)實際需要尋找新供應商，這就需要有一定的審核，確保新供應商的信用度。

⑸ 采購雙方簽訂電子貿(mào)易合同。

⑹ 對需立即采購的或已達到批量采購標準的采購申請，依據(jù)業(yè)務規(guī)則生成訂單。

⑺ 采購方向供貨方發(fā)放商品訂購單，說明初步確定購買的商品信息。

⑻ 供貨方對采購方提出的訂單信息進行回應，說明有無此商品及商品的規(guī)格型號、數(shù)量、品質(zhì)狀況。

⑼ 采購方根據(jù)供貨方的回答情況決定是否對訂單做出更改，說明最終確定的采購信息。

⑽ 下達訂單及掌握進貨過程。將訂單通過INTERNET發(fā)給供應商的訂單管理系統(tǒng)，供應商發(fā)貨后供應部門要及時跟蹤供貨過程。

⑾ 采購方向供貨方提出運輸工具、交貨時間、交貨地點等要求。

⑿ 供貨方向采購方發(fā)出發(fā)貨通知，將運輸方式、發(fā)貨地點等信息通知采購方。

⒀ 采購方將收貨信息通報給供貨方，貨到后供應部門即時通知品質(zhì)部門驗收，合格后倉儲部門入庫。

⒁ 訂購的產(chǎn)品入庫或服務完成后系統(tǒng)自動生成憑證并向系統(tǒng)提交，供應部門向財務部門提交有關(guān)單據(jù)。

⒂ 依據(jù)規(guī)則，系統(tǒng)在發(fā)出訂單時或產(chǎn)品驗收合格入庫后，系統(tǒng)會自動地給供應商付款，或者供應部門依據(jù)有關(guān)收貨單據(jù)人工通知財務部門對供應商付款。

⒃ 供貨方向采購方發(fā)送電子發(fā)票，采購方收到商品，供貨方收到貨款并出具電子發(fā)票。

⒄ 如果在交易過程中，任何一方違約，受損的一方將向違約方索賠。

在信息采購的所有環(huán)節(jié)中，目前被采購人員使用得最多的是以下兩項功能：

① 發(fā)布求購信息，既可在許多專業(yè)商業(yè)網(wǎng)站上發(fā)布求購信息，也可在自己的企業(yè)網(wǎng)站上發(fā)布求購信息；

② 等待供應商聯(lián)絡，有很多推銷人員通過因特網(wǎng)尋找買主，發(fā)現(xiàn)合適的買主后便會留下自己的聯(lián)絡方式，有的還會報價及說明可供貨的數(shù)量和時間。