出口代理的工作范圍可以分為六個主要部分：（1）聯(lián)絡(luò)；（2）展前客戶聯(lián)系；（3）單證辦理及通知現(xiàn)場代理；（4）最佳運輸；（5）現(xiàn)場支持；（6）展后處理/回運；

    1、聯(lián)絡(luò)

    為了進行有效的聯(lián)絡(luò)，協(xié)會成員必須都能夠使用英語進行聯(lián)絡(luò)。所有代理都必須有員工可以說流利的英語。聯(lián)絡(luò)的第二個因素是設(shè)備。所有代理都必須有常設(shè)的國際直線電話、電傳和傳真設(shè)備。一些發(fā)展中和第三世界國家政府可能限制使用傳真，這種情況除外。在其他無限制的情況下，本節(jié)所列設(shè)備是必備的。最后一個要求也是很明顯的一個要求，但是卻不時被忽略的要求是所有代理必須有一個明確的同郵政地址，因為代理可能還有其他業(yè)務(wù)和其他地址。

    2、展前與客戶聯(lián)系

    在6個工作部分中，這一部分可能是最關(guān)鍵的。因為這一部分工作中任何一項未完全做好都會給展出者的展出工作帶來麻煩。

    作為協(xié)會會員的出品代理給展出者的要求必須是內(nèi)容明確、簡潔（展出者不會閱讀空洞冗長詞句），最重要的是不能有歧義。要求必須使用展出者的語言。出口代理有義務(wù)安排翻譯（由現(xiàn)場代理或展覽會組織者發(fā)出的）基本運輸要求，在任何情況下，不允許出口代理將運輸要求原封不動地轉(zhuǎn)給展出者。

    當(dāng)然，在一些情況下語言困難、在更多情況下缺乏地方和技術(shù)知識使基本運輸要求閱讀不易。作為協(xié)會會員的出口代理要努力將要求翻譯的清楚、全面，使展出者能讀懂。

    要求必須包括以下內(nèi)容：報關(guān)員教材

    （1）單證文件。世界各地的現(xiàn)場代理需要辦理許多不同的單證文件。因為需要準(zhǔn)確的單證說明，最好有樣本。要建議展出者利用ATA通關(guān)單證冊以最大限度地減少單證文件，并出具“授權(quán)簽字和修改函“

    必須讓展出者完全了解手續(xù)規(guī)定，包括從本國出口并進口到展覽會所在國，以及辦理手續(xù)所需的時間。

    （2）包裝/標(biāo)識。出口代理應(yīng)當(dāng)了解運輸方式和路線，必須讓展出者知道展覽會所在國有關(guān)包裝的規(guī)定，并注明對特殊貨物的包裝標(biāo)準(zhǔn)。出口代理必須確保所有包裝都按基本要求印有標(biāo)記。

    （3）截止期。截止期必須明確，并被執(zhí)行便貨物能按要求的時間運到目的地。截止期必須包括所有選擇，也就是空運截止期、海運截止期、陸運截止期和鐵路運輸截止期，以及拼裝或整裝運輸截止期。出口代理必須在展覽會開幕前至少90天提出截止期要求。這對于需要遠程海運的運輸尤其重要。

    （4）其他情況。還必須讓展出者知道有關(guān)其產(chǎn)品和展覽會所在國的任何特殊規(guī)定，也就是：限制的物品、隨時攜帶的物品、進口特別要求或?qū)彶榈鹊?。同時，對進口或重要的任何限制也應(yīng)當(dāng)告知展出者。

    3、辦理單證文件以及通知現(xiàn)場代理

    貨物啟程時必須將展品情況和搬運細節(jié)用電信方式通知現(xiàn)場代理；展出者、展臺號、展品運到展臺的要求時間、箱數(shù)、尺寸、毛重、凈重、體積、CIF價格。運輸細節(jié)也必須包括在內(nèi)：航班號、提單/空運提單號、卡車貨車/集裝箱/鐵路貨車號。

    獲取形式發(fā)票/裝箱單（或相同的文件）以及運輸單證（空運提單、提單等）后必須盡快用傳真發(fā)給現(xiàn)場代理?，F(xiàn)場代理要求的可轉(zhuǎn)讓單證要按現(xiàn)場代理的時間表和基本運輸要求的規(guī)定份數(shù)分兩份用航空快郵或航空快遞發(fā)出。

    作為協(xié)會會員的出口代理必須確保按基本規(guī)定提供正確、完整的單證，以避免辦理海關(guān)手續(xù)的延誤。


    4、最佳運輸

    考慮到貨物的特性、預(yù)算和時間限制、作為協(xié)會會員的出口代理應(yīng)當(dāng)向展出者建議最佳的運輸方式和路線。此建議的根據(jù)是前面所提到的標(biāo)準(zhǔn)，對展覽會所在國的了解和基本運輸要求。5、現(xiàn)場支持

    出口代理對現(xiàn)場支持的主要目的確?？蛻粼谶\輸和裝卸各方面獲得國際展覽運輸協(xié)會的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)。第二個目的是幫助和支持現(xiàn)場代理，以使其順利完成他的那一部分工作。

    出口代理在現(xiàn)場可以用不同方式達到上述目的。出口代理可以作為所有客戶和現(xiàn)場代理之間的緩沖協(xié)調(diào)人，處理所有運輸有關(guān)事務(wù)，也就是現(xiàn)場代理客戶只需與一個人打交道而辦理很多展出者的事務(wù)?，F(xiàn)場代理可能因為缺乏語言能力與一些客戶交流有困難。

    在展覽會搭建和拆除期間，出口代理將與現(xiàn)場代理的搬運人員建立密切的關(guān)系，幫助現(xiàn)場代理處理棘手問題。比如，吊運一件困難的物品，現(xiàn)場代理常常要等展覽出者的技術(shù)人員到場，而出口代理可以代為解決。出口代理理可以隨時協(xié)助海關(guān)檢查貨物，可以迅速安排空箱運出和運回、減輕現(xiàn)場代理的壓力。

    展覽會期間，出口代理要巡視所有客戶，以便收集展品處理或回運的要求，并整理成準(zhǔn)確的、易讀的表格轉(zhuǎn)交給現(xiàn)場代理。簡言之，出口代理將作為現(xiàn)場代理的一個成員，直接負責(zé)其所有運輸客戶的事務(wù)。

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