39、一張神奇的表格

自從我跟隨XIA做事，至今已經(jīng)三年多，期間聽(tīng)過(guò)來(lái)自同事、客戶、工廠的贊許不計(jì)其數(shù)，往往是這樣說(shuō)：“你們師徒倆做事真是有條有理清清爽爽，一點(diǎn)也不趕急趕忙的?！被蛘哒f(shuō)：“一看阿妙做事就知道她師傅是誰(shuí)，規(guī)矩全學(xué)到了，做事真是明白?！奔爸梁髞?lái)我們辭職，兩個(gè)人一年做兩三百萬(wàn)美金的訂單（沒(méi)有招人幫忙），工廠的人過(guò)來(lái)拜訪，看到我們悠悠哉哉地在啃蘋果聽(tīng)音樂(lè)，驚異不已，說(shuō)：“人家那里全忙得一團(tuán)亂糟，你們真是輕松，可也不比人家做的少呢?！?

要說(shuō)起來(lái)，輕松做事的秘訣不止一條兩條，不過(guò)，在我看來(lái)，有一點(diǎn)是尤其至關(guān)重要的：我們有一張神奇的表格。

這種EXCEL表格是XIA教給我，至于他是自己發(fā)明的還是從他的師傅那里傳承來(lái)，我就不知道了。表格的“列”包括以下內(nèi)容：合同號(hào)、訂單號(hào)、款號(hào)、貨物描述、針型、數(shù)量、重量、確認(rèn)樣寄出日期、確認(rèn)樣確認(rèn)日期、船樣寄出日期、船樣確認(rèn)日期、輔料狀況、美金賣價(jià)、人民幣收購(gòu)價(jià)、船期、發(fā)票號(hào)、工廠名。而“行”里面就是每一個(gè)合同了。

這樣，一季的訂單就是個(gè)填表格的過(guò)程。

客人新的訂單來(lái)了，先把基本情況填寫好，包括合同號(hào)、訂單號(hào)、款號(hào)、貨物描述、針型、數(shù)量、賣價(jià)、船期。

給工廠打樣后，填好工廠名，然后是什么時(shí)候寄出樣品的。樣品來(lái)了后，重量是多少，記錄下來(lái)，如果客人確認(rèn)，大貨就必須按這個(gè)重量。

客人什么時(shí)候確認(rèn)了樣品，也要把日期記下來(lái)。

輔料什么時(shí)候訂下去的，什么時(shí)候發(fā)給工廠了，都要記錄。

每隔幾天，就把整個(gè)表格瀏覽一遍，哪些樣品的“寄出日期”還空缺，就表示工廠還沒(méi)有送過(guò)來(lái)，趕緊打電話催；哪些樣品看看寄出時(shí)間已經(jīng)有一陣了，“確認(rèn)日期”還沒(méi)填上，就得催催客人，趕快確認(rèn)；哪些單子輔料還沒(méi)有發(fā)的，要聯(lián)系輔料廠。

每個(gè)月頭，把本月要出貨的船期全用紅筆畫出來(lái)，提醒自己要寄船樣給客人，因?yàn)榇瑯尤绻淮_認(rèn)，是不可以出貨的；還有就是要提前配船。配了船馬上要走貨的，就會(huì)填上發(fā)票號(hào)。

隔一兩個(gè)星期，表格上手填的新內(nèi)容多了，就在電腦里更新一下，重新打印出來(lái)。已經(jīng)出貨的訂單，整個(gè)這行就抹成淺灰色。

漸漸的，一個(gè)單子一個(gè)單子全填滿，一個(gè)單子一個(gè)單子全抹成了灰色，留下沒(méi)有完成的白色訂單越來(lái)越少，直到?jīng)]有，一年的忙碌就結(jié)束了，完全有條不紊。

這份表格對(duì)于我們真的很重要，每天一上班，我的桌子上總離不開(kāi)它，有時(shí)候XIA要用一下，就跑過(guò)來(lái)問(wèn)我借去，馬上就跑過(guò)來(lái)還給我，因?yàn)樗溃砀癫辉?，我就停在這里不干活了，因?yàn)槲覠o(wú)法對(duì)照出客人給我確認(rèn)的某某訂單是在哪個(gè)文件夾里，也無(wú)法回答客人詢問(wèn)的“幾號(hào)寄出某款樣品”的問(wèn)題。

每一年的文件資料太多，訂單做結(jié)束，資料全都可以束之高閣，可是電腦里留著的完全版本的表格卻是絕好的歷史檔案，第二年、甚至隔了一年，客人想翻單（REPEATORDER），做前面做過(guò)的一模一樣的某個(gè)單子，那只要從電腦里調(diào)出來(lái)，告訴工廠是去年某某合同的翻單，直接做就可以了，賣價(jià)和收購(gòu)價(jià)都跟去年一樣，多少就是多少，全有記錄的，重量也有記錄，工廠不可以亂變重量。

我們的文件架子上有十幾本厚厚的文件夾，可是到工廠出差的時(shí)候，只需要帶著這本幾頁(yè)紙的表格就可以了。一年一百多個(gè)訂單，輕松搞定，我們當(dāng)然要啃蘋果、聽(tīng)音樂(lè)、看小說(shuō)啦。