商務(wù)英語(yǔ)函電寫作基礎(chǔ)知識(shí)

Basic Knowledge of Business Letters Writing

（1）Letterhead

外貿(mào)商號(hào)的信箋，一般都印有信頭，包括發(fā)信人的姓名、地址、電話號(hào)碼、傳真號(hào)及E-mail等,有些會(huì)將經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目,注冊(cè)商標(biāo)和公司董事、經(jīng)理等姓名一并印在信頭上。如需打印，則信頭位于信箋上中央或右上方。

（2）Reference and Date

參考號(hào)：為便于存檔與查閱，可以為信編寫參考號(hào)，為避免混淆，最好標(biāo)明Your ref.: Our ref.:

打印日期注意事項(xiàng)：

①年份應(yīng)完全寫出，不能用(94)代替(1994);

②月份要寫英文名稱，不能用數(shù)字來(lái)代替，但可以用縮寫;

③日期最好用基數(shù)字。

（3）Inside Name and Address

受信人的姓名和地址一般是列在信箋的左上方，沿左頁(yè)邊線寫起。封內(nèi)地址與信封地址寫法相同。信內(nèi)把收信人名稱地址寫明對(duì)工作有便利。對(duì)發(fā)信人而言，便利有二：一是發(fā)信時(shí)可與信封地址相互對(duì)照，避免放入信封時(shí)發(fā)生差誤；二是發(fā)信后便于準(zhǔn)確歸檔和以后查找。對(duì)收信人而言，便利也有二：一是收信人讀信時(shí)，如發(fā)現(xiàn)信封名稱地址與封內(nèi)名稱地址不符，可以知道是放入信封時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤，將信返回；二是收信后如信封與信函分離，原信仍能保持完整，便于查閱。

（4）Attention Line

如需注明對(duì)方經(jīng)辦人，希望收信商號(hào)將信迅速交經(jīng)辦人辦理，可以在封內(nèi)地址下面加Attention 或Attention of。

例1 Richard Thomas & Bald wins Ltd.,

151 Gower Street

London, SC7 6DY,England

Attention Mr. Cave

or Attention of Purchasing Manager

（5）The Salutation

這是寫信人對(duì)受信人的一種稱呼，其位置是在封內(nèi)地址的下面空兩行，目前外貿(mào)書信中一般通用的稱呼語(yǔ)有：

Dear sir , Dear Madam, Dear sirs, Dear Mesdames, Gentlemen(不能用單數(shù)),Dear Mr. xxx

稱呼后面的標(biāo)點(diǎn)，一般使用逗號(hào)或分號(hào)，美加來(lái)信中Gentlemen后用冒號(hào)：

事由寫在稱呼語(yǔ)下面兩行，一般是在信箋中間位置，事由要簡(jiǎn)單扼要，說(shuō)明商品名稱，數(shù)量，信用證或合同號(hào)等即可。

（6）Body of the Letter

這是書信的主體，表達(dá)發(fā)信人的意見。在信的開頭有開頭語(yǔ)(Opening Sentences),自成一節(jié)，在習(xí)慣上是用客套語(yǔ)先將收到對(duì)方的來(lái)信的日期、編號(hào)或查號(hào)、主題及簡(jiǎn)單內(nèi)容加以綜合敘述，使對(duì)方一目了然這封信是答復(fù)哪一封去信的。如果是第一次通信也可以利用開頭語(yǔ)作必要的自我介紹。

在信的結(jié)尾一般有結(jié)尾語(yǔ)(The closing Sentences), 一般用來(lái)總結(jié)本文所談的事項(xiàng)，提示對(duì)受信人的要求，如希望來(lái)函或電報(bào)訂貨、答復(fù)詢問(wèn)或作必要的聲明等。另起一段。如

We hope to receive your early reply.

（7）Complimentary Close

結(jié)束語(yǔ)是一種客套用語(yǔ)它應(yīng)與前面的稱呼相呼應(yīng)，后面加逗號(hào)。如：

Dear Sir(s), Yours faithfully, or Faithfully yours,

Gentlemen: Truly yours, or yours truly,

Dear Mr. xxx, Yours sincerely or Sincerely yours,

（8）The Signature

結(jié)束語(yǔ)的下面，應(yīng)將行號(hào)的名稱用大寫打出，必須由負(fù)責(zé)人簽名，簽名的下面為使對(duì)方了解簽名人的姓名、職位，可以打字注明。

外國(guó)函件都必須由負(fù)責(zé)人親筆簽名，用橡皮戳說(shuō)明該信并非本人親自過(guò)目，只是通函，不為人重視。

（9）Enclosure

如信中有附件時(shí)，應(yīng)在簽名下注明Encl.或Enc.如附件不止一件應(yīng)注明2 Encls or 3 Encls,或詳細(xì)列明如下：

Encls.: 2 Invoices

Enc.: 1 B/L

1 Photo

1 Certificate

（10）The Carbon Copy Notation

如果函件要抄送其他有關(guān)單位，同時(shí)使對(duì)方也知道已抄送其他單位，可在信件最后的左下角注明“CC to xxx” or “CC xxx”

（11)Postscript

信寫完后，如果想起還有要緊的要說(shuō)，可以在信末加P.S. 引出補(bǔ)敘的話，然后由發(fā)信人簽署，本人簡(jiǎn)筆簽名(本人姓名的第一個(gè)字母)。

2)Dissimilarities in Letter Writing

英美書信的不同寫法

(1)稱呼用法:英式一般用Dear Sirs,后用逗號(hào)。美式則用Gentlemen:后用冒號(hào)。

(2)結(jié)尾語(yǔ)的用法:英式和美式的習(xí)慣各不相同,在美式中Sincerely yours,只限用于商業(yè)書信。英式則不然,商業(yè)書信或親友間來(lái)往書信中都可用。

(3)日期的寫法:

（1）按日月年排列。如 12th October, 2001或 12 October 2001（英國(guó)英語(yǔ)）

（2）按月日年排列 （美國(guó)英語(yǔ)）

此時(shí)要注意:月份和日期之間不要用標(biāo)點(diǎn)點(diǎn)開,年份之前,必須用逗號(hào)點(diǎn)開。如：January24, 2004

寫日期要注意下列各點(diǎn):

①年份應(yīng)完全寫出,不能用(00)來(lái)代表(2000)。

②月份要寫英文名稱,不能用數(shù)字來(lái)代替。忌諱：

如12/10/19 is a bad taste, and it may easily cause confusion because in Britain this date would mean 12th October19…, but in the United States and some other countries it would mean 10th December19….

③月份名稱可用縮寫,如Aug.代替August; Oct.代替October;但May,June,July本身很短,不再減縮了。

3)英式/美式信封寫法的不同點(diǎn)：收信人的姓名、地址,英式多用縮行式,美式則用平頭式。另外,發(fā)信人的姓名、地址,英式寫在左下角,美式寫在左上角。航空信的空郵字樣“AIRMAIL”“VIA AIR MAIL,”“BY AIR MAIL,”英式寫在信封的左上角,美式則寫在貼郵票的下方。

4) 常見問(wèn)題:

(1)在公司名稱的前面加c/o(care of),意思是由其轉(zhuǎn)交,說(shuō)明本信是一封私人信要由本人拆封,總收發(fā)不要拆。有時(shí)候外國(guó)商人來(lái)我國(guó)訪問(wèn)未到達(dá)以前,無(wú)一定信址,信件常由邀請(qǐng)公司轉(zhuǎn)交,千萬(wàn)不要誤拆,以免誤會(huì)。

(2) 如果函件要抄送其他有關(guān)單位,同時(shí)使對(duì)方也知道已抄送其他單位可在信件最后的左下角注明“CC to xxx”或“CC xxx”。CC是carbon copy二字的縮寫。

5)The principles of addressing envelopes:

accuracy 正確

clearness 清晰

appearance 美觀

具體注意事項(xiàng)如下：

收信人的姓名地址應(yīng)寫在信封的下半部偏右的位置上。

發(fā)信人的名稱地址通常印刷在信封的左上角。

信封的右上角為粘貼郵票的位置。

信封的左下角可留作附注。如“航空”（Par Avion / By Air），“掛號(hào)” （Registered），“機(jī)密”（confidential）等。

A C/O B，即由B轉(zhuǎn)交A。