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          五分鐘了解采購流程









          采購這個(gè)詞兒有多種英語的表達(dá)方式。在供應(yīng)鏈運(yùn)營參考模型SCOR中,使用的是Source這個(gè)單詞。我們還會使用Purchase或是Procurement來表示采購的意思。
          不管用哪個(gè)英語單詞,它們的意思都是獲取某種商品或是服務(wù)的過程。我們今天就來聊一聊采購流程的話題。
          一采購無處不在
          所有的公司都有采購活動(dòng),不管是世界500強(qiáng),還是街邊雜貨店,都會涉及到采購業(yè)務(wù)。采購流程對大多數(shù)公司來說都是非常重要的,但是在不同的行業(yè),受重視程度略有不同。
          在生產(chǎn)制造行業(yè),比如汽車或是高端電子消費(fèi)品公司,采購在組織內(nèi)的地位是非常高的,這是因?yàn)椴少彸杀菊忌唐烦杀镜谋嚷士梢赃_(dá)到60-70%,一件商品成本是10元,其中6-7塊錢用于采購原料、零部件或是其他用于制造商品的材料。
          當(dāng)一家企業(yè)的采購支出數(shù)以億計(jì),只要能節(jié)省下一丁點(diǎn)兒錢,那都是很龐大的數(shù)字。
          省下來的錢是公司的純利潤,所以采購的一項(xiàng)重要工作就是尋找降低成本的機(jī)會。由于受重視的程度高,制造企業(yè)舍得投入,采購團(tuán)隊(duì)素質(zhì)很高。
          在咨詢服務(wù)類企業(yè)里,采購過程的意義就沒那么高了,因?yàn)樗麄兲峁┑氖菬o形的服務(wù),不需要大量采購原料和零部件,也就不需要最頂尖的采購人才。雖然采購在這類公司運(yùn)營成本中占比不高,但依然是需要的。
          還有一類服務(wù)型的組織很依賴于采購,那就是醫(yī)院,他們需要獲取醫(yī)藥產(chǎn)品。
          每年的醫(yī)保談判都是一場“靈魂砍價(jià)”,比如2021年11月11日,被譽(yù)為“最美采購人”的國家醫(yī)保局談判代表張勁妮,把原本報(bào)價(jià)每瓶5.3萬多元的藥,經(jīng)過前后8輪談判,硬是“砍”到了3.3萬元。
          考慮到中國巨大的人口基數(shù),醫(yī)藥產(chǎn)品的采購金額是非常可觀的,節(jié)省下的錢對國家和患者都意義重大。
          二兩個(gè)主要的采購流程
          采購流程主要可以分為兩個(gè)部分,首先是高層次的活動(dòng),包括開發(fā)、挑選供應(yīng)商,這項(xiàng)工作由采購經(jīng)理PurchasingManager負(fù)責(zé)。
          其次是采購中的日常操作部分,從已經(jīng)選定的供應(yīng)商中,定期采購商品或是服務(wù),一般是由采購員執(zhí)行操作,他們也叫做Buyer或是Material Planner。


          上圖顯示了采購的五個(gè)步驟。其中用深藍(lán)色顯示的是高水平的管理活動(dòng),包括選擇和評估供應(yīng)商。
          找到了最合適的供應(yīng)商后,采購經(jīng)理的工作并沒有結(jié)束。隨著時(shí)間推移,供應(yīng)商的交付表現(xiàn)可能會有起伏,或許是質(zhì)量問題、或是訂單來不及生產(chǎn),在極端情況下,供應(yīng)商甚至?xí)驗(yàn)槠飘a(chǎn)而中止供貨。
          采購經(jīng)理的另一項(xiàng)重要工作是監(jiān)控供應(yīng)商的表現(xiàn),評估風(fēng)險(xiǎn),保障供應(yīng)的持續(xù)性。
          淺色的三個(gè)方框是采購員的日常操作工作。
          首先,采購員要下采購訂單,他根據(jù)庫存和未來需求,在系統(tǒng)的提示下做采購訂單,然后把它發(fā)給供應(yīng)商,通知對方確認(rèn)訂單、準(zhǔn)備交付。
          其次,采購員要跟蹤訂單,保證供應(yīng)商在規(guī)定的時(shí)間,把正確的商品交付到指定的地點(diǎn)。最后,采購員還要檢查到貨的商品是否和訂單上要求的一致,包括數(shù)量和質(zhì)量等等。
          三采購到底在買什么?
          采購就是買東西,但是和我們熟悉的“哦買噶,買它”不太一樣。企業(yè)通常采購這四種類型的產(chǎn)品。
          1.原材料
          咖啡店的原材料是咖啡豆和牛奶,制造業(yè)工廠的原材料是各種金屬、橡膠、樹脂、木材或是其他的原料。
          2.零部件
          有些工廠不加工初級原料,而是根據(jù)訂單組裝產(chǎn)品,這時(shí)候購買的就是零部件了。
          3.成品
          購買成品在零售業(yè)里非常普遍,在咖啡店里售賣的杯子和周邊商品,這些都是成品,咖啡店不會生產(chǎn)加工此類物品,都是通過外部采購獲得。
          在制造企業(yè)里也有此類情況,一些工廠把外購成品換個(gè)包裝,貼個(gè)牌子就能出售給客戶。
          4.間接材料
          以上三種都是直接用于制造的物料,構(gòu)成了產(chǎn)品的一部分,所以被稱作直接材料。還有一類材料不是產(chǎn)品的組成部分,但它們也促進(jìn)了生產(chǎn)過程,因此被稱為間接材料,比如辦公桌椅、工具手套和清潔用品等等。
          四采購流程
          采購活動(dòng)的主體是客戶和供應(yīng)商,流程主要是他們之間展開,其中最主要的活動(dòng)有以下內(nèi)容,請見下圖。左邊是客戶,右邊是供應(yīng)商,他們需要通過數(shù)個(gè)步驟完成采購過程。



          1.需求
          企業(yè)里的采購都是有的放矢的。首先要有需求,工廠需要原料用于生產(chǎn),所以去采購原料,需要組織團(tuán)建,所以去采購相應(yīng)服務(wù)。采購活動(dòng)的起點(diǎn)就是業(yè)務(wù)部門的需求,包括具體的原料、零部件的型號和數(shù)量等等。
          2.采購
          然后進(jìn)入采購流程,需要把訂單發(fā)給供應(yīng)商??蛻羧绻c供應(yīng)商沒有固定價(jià)格的合同,那么必須先獲得有關(guān)價(jià)格的信息,這一系列活動(dòng)就是詢價(jià),英語中使用Requestfor Quotation(簡稱RFQ)來表示。
          當(dāng)客戶接受了供應(yīng)商的報(bào)價(jià),就會給對方發(fā)送訂單。供應(yīng)商需要回復(fù)確認(rèn)訂單上的數(shù)量和交貨期。
          3.交付
          為了確保供應(yīng)商能夠、并且是在要求的時(shí)間內(nèi)交貨,采購需要跟蹤供應(yīng)商的訂單完成情況。供應(yīng)商在安排出貨后,要及時(shí)把詳細(xì)的清單發(fā)給客戶,并告知貨物預(yù)計(jì)到達(dá)的時(shí)間,便于客戶安排收貨。
          運(yùn)輸過程也需要被監(jiān)控,一般來說,付運(yùn)費(fèi)的一方會承擔(dān)這項(xiàng)工作,因?yàn)樗麄兛刂浦\(yùn)輸商,當(dāng)然這也不是絕對的,雙方都可能會跟蹤貨物的運(yùn)輸狀態(tài)。
          當(dāng)商品運(yùn)至目的地后,客戶就會開啟收貨流程,根據(jù)發(fā)貨單核對物品,檢查種類和數(shù)量是否都一致,并進(jìn)行抽檢,看看是否有任何的損壞,檢查無誤后確認(rèn)收到貨物,并通知供應(yīng)商,后者可以開發(fā)票給客戶。
          4.評估
          客戶需要對長期供貨的供應(yīng)商進(jìn)行評估,在及時(shí)交貨、質(zhì)量、響應(yīng)速度、配合度等多個(gè)維度進(jìn)行綜合考評。如果供應(yīng)商沒能達(dá)到預(yù)期,就需要進(jìn)行整改。
          對供應(yīng)商來說,這是聆聽客戶聲音和學(xué)習(xí)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)的好機(jī)會,通過不斷完善自我,提升企業(yè)的競爭力。
          從需求的起點(diǎn)出發(fā),經(jīng)過了采購執(zhí)行和交付核實(shí),最后到持續(xù)改進(jìn),客戶和供應(yīng)商之間的采購過程形成了PDCA閉環(huán)。雙方的業(yè)務(wù)都得以推進(jìn),并且向著發(fā)展長期合作關(guān)系的方向邁進(jìn)。

          上一篇:采購(招標(biāo))中所說的RFP是什么意思?


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