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          外貿(mào)軟件對出口公司的作用

          做外貿(mào)跟逛商場一樣,平時逛商場的時候,商場里有那么多的店鋪,但有的店鋪生意很好,有的卻不行,原因就在于商鋪本身的定位是否有特點(diǎn)。因此,經(jīng)營一個有特色的產(chǎn)品很重要,增加產(chǎn)品的附加值,才是外貿(mào)公司未來的發(fā)展道路。

          像鞋帽、服裝、包袋出口的公司,主要是以國外大宗批發(fā)商為客戶群體,其產(chǎn)品面向的市場也以南美、歐洲和東南亞。在競爭激烈的行業(yè)市場中,可以通過避開大競爭的策略,提高自身產(chǎn)品的市場競爭力。主要體現(xiàn)在:

          產(chǎn)品選擇上。選擇競爭相對不是很激烈的品類。

          市場區(qū)域上。開拓不是熱門的市場,例如,歐美市場是國內(nèi)外貿(mào)公司較為熱衷的區(qū)域,可以避開轉(zhuǎn)去面向其他新興市場進(jìn)行開拓,可以是除非洲、中東之外的國家和地區(qū)。

          除了在市場和產(chǎn)品類型的選擇上需要有各自的獨(dú)到之外,客戶資源的維護(hù)、老客戶的忠誠度、業(yè)務(wù)過程各環(huán)節(jié)嚴(yán)格掌控,都是很重要的,這三點(diǎn)把控好了,大環(huán)境對外貿(mào)公司的影響就不是很大了。外貿(mào)出口的整個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)主要有:詢報價(客戶詢價、工廠詢價、發(fā)盤、還盤)、合同(外銷合同、采購合同)、費(fèi)用管理(預(yù)收款、預(yù)收分?jǐn)偂㈩A(yù)付款、預(yù)付分?jǐn)?、議付收匯、進(jìn)貨付款、出口結(jié)算)、采購(采購進(jìn)度跟蹤)、出運(yùn)、單證、開票、增票。

          在這里給大家講講外貿(mào)業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)要如何管控。

          【詢報價管控】對國外客戶可制作圖文報價單;根據(jù)產(chǎn)品的配料組成、配料用量、配料消耗自動核算產(chǎn)品的成本價格,為報價時提供廠價數(shù)據(jù);不同產(chǎn)品,按不同的利潤率、箱型、費(fèi)用參數(shù)值計算價格,報價前對裝箱量、運(yùn)費(fèi)價格進(jìn)行相對應(yīng)的選擇。

          發(fā)盤快速報價。提前設(shè)置匯率、運(yùn)費(fèi)率、保費(fèi)率、傭金折扣率、商品成本、貨運(yùn)費(fèi)用等,按利潤率或換匯成本進(jìn)行發(fā)盤,自動計算出對外報價,生成標(biāo)準(zhǔn)的報價單。不同的商品,既可采用一個換匯成本、利潤率、折扣或傭金,也可以采用不同的,系統(tǒng)自動快速生成報價單。

          還盤快速倒算換匯或利潤率。在保證利潤的情況下,可通過倒算貨物收購價來向供貨商壓價。

          按貿(mào)易方式的不同設(shè)置不同的報價核算公司。核算報價的貿(mào)易方式分:一般貿(mào)易,進(jìn)料加工和來料加工。

          條形碼快速報價。用電子掃描槍掃描條形碼即可顯示產(chǎn)品的包裝、規(guī)格及價格等明細(xì)。

          【產(chǎn)品方面管控】

          對產(chǎn)品分類管理。對同一類產(chǎn)品按貨號、型號管理其屬性;對每一種型號的產(chǎn)品支持BOM結(jié)構(gòu)的管理;可管理成品以及產(chǎn)品配件信息;可管理產(chǎn)品圖片以及附件等相關(guān)信息;可直接導(dǎo)入EXCEL表格等相關(guān)信息。

          樣品管理。對客戶、聯(lián)系人、樣品、對外報價等進(jìn)行管理,包括打樣進(jìn)度表、樣品制作單、新產(chǎn)品的開發(fā)進(jìn)度控制。打樣進(jìn)度表,產(chǎn)品描述、訂單數(shù)量、樣品相關(guān)資料等信息進(jìn)行管理。樣品制作單,樣品的制作進(jìn)度及交樣情況。

          【合同方面管控】

          外銷合同:合同條款、產(chǎn)品的數(shù)據(jù),通過合同訂購的產(chǎn)品直接生成采購訂單的內(nèi)容。對合同執(zhí)行中將要發(fā)生的費(fèi)用、最終的利潤進(jìn)行自動核算。核算內(nèi)容和合同的條款提交上級審批,支持打印合同,形式發(fā)票等所需的單子。審批后在執(zhí)行中發(fā)生變更,可以產(chǎn)生并保留多次變更的內(nèi)容。根據(jù)貿(mào)易方式(一般貿(mào)易、來、進(jìn)料加工貿(mào)易),對于來、進(jìn)料加工貿(mào)易,合同直接連接加工產(chǎn)品所需進(jìn)口的原料,和進(jìn)口原料的合同條款內(nèi)容,為加工貿(mào)易手冊的跟蹤核銷提供原始的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。外銷合同分類(代理出口合同,自營出口合同),對于代理出口合同,可以直接連接代理協(xié)議的條款和內(nèi)容,并直接體現(xiàn)代理費(fèi)的結(jié)算方式,方便管理。

          采購合同:根據(jù)采購計劃自動形成的采購合同,只需要補(bǔ)充其他條款信息等,采購合同即形成。也可根據(jù)庫存囤貨直接形成采購合同。有翻單或者變更處理的合同,可通過系統(tǒng)的復(fù)制或者變更按鈕進(jìn)行合同操作,做到事事都留有痕跡。支持分工廠或者合并采購。未收到客戶訂金前原則上不能下采購,有特殊情況可以走特批。

          【費(fèi)用方面的管控】

          根據(jù)單證費(fèi)用等信息,調(diào)取數(shù)據(jù),形成費(fèi)款申請,領(lǐng)導(dǎo)審批通過后進(jìn)行支付,除單證費(fèi)用外,還可以管理到公司的辦公費(fèi)用等;預(yù)付款可和采購合同做關(guān)聯(lián),采購合同中如打了預(yù)付款標(biāo)記,則在預(yù)付款時會根據(jù)采購合同直接把預(yù)付金額帶入,進(jìn)行支付申請,領(lǐng)導(dǎo)審核通知后,可進(jìn)行支付;所有的付款直接連接實(shí)際業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核,避免款項(xiàng)超付;出口結(jié)算單在合同執(zhí)行完畢后,根據(jù)發(fā)票或者合同號進(jìn)行整單利潤核算,自定義計算公式,核算利潤;議付收匯方面,系統(tǒng)統(tǒng)一管理已出運(yùn)的發(fā)票數(shù)據(jù),做到提前了解哪些發(fā)票在什么時間要結(jié)匯,以結(jié)匯的信息自動體現(xiàn)水單數(shù)據(jù),系統(tǒng)自動跟蹤剩余結(jié)匯金額,根據(jù)收匯日期做預(yù)警提示;多次結(jié)匯,國內(nèi)外銀行的管理對同一發(fā)票項(xiàng)下的議付進(jìn)行統(tǒng)計。核算成本,通過發(fā)票的收匯、退稅、支出等各種費(fèi)用進(jìn)行記錄,核算出實(shí)際利潤。

          【采購計劃管控】根據(jù)銷售部提供的P/I(或客戶PC)信息自動刷新數(shù)據(jù),產(chǎn)品選擇對應(yīng)的工廠進(jìn)行采購,填入相應(yīng)的交期和數(shù)量等內(nèi)容,自動轉(zhuǎn)單形成采購合同。

          【訂單進(jìn)度管控】跟蹤已經(jīng)審批生效的合同的產(chǎn)品,及時掌控貨源信息。展現(xiàn)界面根據(jù)產(chǎn)品或者客戶要求進(jìn)行個性化界面內(nèi)容的調(diào)整,支持移動端驗(yàn)貨處理。

          【發(fā)運(yùn)計劃管控】可以根據(jù)合同的出口計劃,自動根據(jù)外銷合同產(chǎn)品發(fā)貨計劃,從外銷合同中一批或多批復(fù)制商品明細(xì)。支持分批或者合并出運(yùn)。

          【單證制作】配船、訂艙、打印多種單證格式。支持所有單據(jù)共享,實(shí)現(xiàn)一套數(shù)據(jù)兩套單據(jù),方便報關(guān)和結(jié)匯單據(jù)的不同需求;根據(jù)外銷合同、信用證或者發(fā)貨單數(shù)據(jù)調(diào)取,完成所有的業(yè)務(wù)及儲運(yùn)結(jié)匯報關(guān)等單據(jù);報關(guān)發(fā)票根據(jù)結(jié)匯發(fā)票的數(shù)據(jù)按海關(guān)編碼自動合計,根據(jù)所需修改報關(guān)數(shù)據(jù),支持報關(guān)單據(jù);對每批出運(yùn)的產(chǎn)品所需要的租船委托、報關(guān)單據(jù)、結(jié)匯單據(jù)、證明等單據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一的制作。

          【信用證管控】主要對公司內(nèi)的到證、改證情況進(jìn)行記錄,及時通知業(yè)務(wù)人員認(rèn)領(lǐng),對已認(rèn)領(lǐng)的信用證、次數(shù)、人員、時間進(jìn)行保留存檔,方便業(yè)務(wù)和審證人員的及時查詢。

          【水單認(rèn)領(lǐng)管控】結(jié)匯信息分為:L/C結(jié)匯和T/T、D/P結(jié)匯。L/C結(jié)匯直接按發(fā)票號登記水單數(shù)據(jù)。T/T、D/P結(jié)匯信息登記水單金額和數(shù)據(jù),由業(yè)務(wù)員填寫發(fā)票號進(jìn)行認(rèn)領(lǐng),認(rèn)領(lǐng)需財務(wù)審核認(rèn)可。水單信息根據(jù)發(fā)票號自動反饋到議付收匯管理中。如屬預(yù)付款,可認(rèn)領(lǐng)到合同項(xiàng)下;正常貨款可認(rèn)領(lǐng)到發(fā)票號項(xiàng)下。

          【開票通知管控】通知工廠開發(fā)票,按報關(guān)、采購、出運(yùn)等信息類別,對開票明細(xì)進(jìn)行調(diào)取,自動生成開發(fā)票通知,發(fā)給工廠的開具明細(xì)。

          【增票管控】收到工廠開具的發(fā)票后,在增值稅發(fā)票管理模塊進(jìn)行數(shù)據(jù)登記,可從開票通知直接調(diào)取數(shù)據(jù),只輸入發(fā)票號碼即可。方便后期和工廠對賬使用。

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