本文敘述出口過(guò)程可能涉及的單證及其流程，希望幫助單證人員增加知識(shí)

步驟1：接收查詢（Receive an Inquiry）

文件流程的第一步是有人詢問(wèn)或者關(guān)于購(gòu)買(mǎi)您產(chǎn)品的信息。 當(dāng)潛在買(mǎi)家表示有興趣時(shí)，他們將發(fā)送詢問(wèn)信（A letter of inquiry），概述其興趣條款，并要求提供非正式或正式報(bào)價(jià)。

步驟2：篩選潛在的買(mǎi)家和國(guó)家/地區(qū) (看看最近國(guó)際被制裁的公司案例，您可以決定這條是否重要)

收到買(mǎi)家的詢問(wèn)后，您首先需要確保與他們做生意是否合法，這意味著要在拒絕和受限方列表（denied and restricted party lists）中篩選它們。 您可以通過(guò)檢查政府發(fā)布的數(shù)百個(gè)列表中的每個(gè)列表來(lái)手動(dòng)篩選其名稱，公司名稱和地址，也可以使用“運(yùn)輸解決方案（Shipping Solutions）”之類的軟件來(lái)自動(dòng)執(zhí)行此過(guò)程，該軟件會(huì)自動(dòng)檢查所有產(chǎn)品的最新版本列表。

如果您的買(mǎi)家出現(xiàn)在任何列表中，則您無(wú)法與他們進(jìn)行交易。

篩選步驟還包括確保您可以將商品運(yùn)送到買(mǎi)方所在的國(guó)家/地區(qū)。 在某些情況下，只有在您申請(qǐng)出口許可證的情況下才能發(fā)貨。最好盡早完成許可流程，以免造成時(shí)間上的延誤。




步驟3：提供形式發(fā)票

在篩選了買(mǎi)家及其所在國(guó)家/地區(qū)之后，您可能需要為買(mǎi)家提供交易的形式發(fā)票。 形式發(fā)票是您對(duì)買(mǎi)家的第一印象，因此請(qǐng)確保您做得專業(yè)。它的作用就像是報(bào)價(jià)，看起來(lái)像是商業(yè)發(fā)票，可用于安排采購(gòu)的付款。

如果形式發(fā)票產(chǎn)生訂單，則最終的商業(yè)發(fā)票將與形式發(fā)票極為相似。 這意味著報(bào)價(jià)中包含的所有成本都是固定的，并且不得超出信用證中概述的條款。

如果某些國(guó)家嚴(yán)格控制其貨幣，要求獲得進(jìn)口許可證或通過(guò)對(duì)某些類型的商品設(shè)置進(jìn)口配額來(lái)保護(hù)本地工業(yè)，則可能需要形式發(fā)票。

步驟4：完成銷售

您發(fā)送形式發(fā)票后，買(mǎi)方將拒絕或接受您的建議。作為驗(yàn)收過(guò)程的一部分，他們可能希望就銷售條款談判，這將出現(xiàn)口頭或書(shū)面合同。

這些談判不僅包括對(duì)價(jià)格的討論，而且還應(yīng)包括以下方面的討論：

• 您將使用的付款條件，無(wú)論是預(yù)付，記帳貿(mào)易（Open Account）還是兩者之間。
• 您將使用的銷售條款，通常是11 Incoterms。
• 您的貨物將如何運(yùn)輸。
• 誰(shuí)負(fù)責(zé)運(yùn)送貨物。
• 誰(shuí)負(fù)責(zé)雇用貨運(yùn)代理或承運(yùn)人。
• 誰(shuí)負(fù)責(zé)通過(guò)AES歸檔電子出口信息。
• 如何支付交易。如果您使用的是信用證，則需要確保您擁有必要的文件以滿足其要求。
• 哪一方需要提供哪些文件。作為出口商，您需要滿足買(mǎi)方在自己國(guó)家/地區(qū)可能制定的任何法規(guī)以及文件和法規(guī)要求。

在運(yùn)送商品之前完成所有這些重要的細(xì)節(jié)，可以節(jié)省大量時(shí)間并避免潛在的麻煩—特別是在有特定截止日期的情況下。

步驟5：準(zhǔn)備貨物和運(yùn)輸單據(jù)

• 商業(yè)發(fā)票 （Commercial Invoice）

完成銷售并準(zhǔn)備出口商品后，您需要準(zhǔn)備適當(dāng)?shù)倪\(yùn)輸文件。這通常包括帶有重要數(shù)據(jù)的三份商業(yè)發(fā)票。

• 裝箱清單 （Packing List）

此外，您通常會(huì)提供一個(gè)裝箱單，該裝箱單包括貨運(yùn)代理人，承運(yùn)人和最終收貨人，以及有關(guān)您的貨物，裝箱明細(xì)以及包裝箱外部注明的標(biāo)記和編號(hào)的信息。

裝箱單也是進(jìn)口國(guó)海關(guān)當(dāng)局評(píng)估安全和合規(guī)性的一種方法。如果貨物損壞或丟失，則必須向承運(yùn)人或保險(xiǎn)公司提出索賠。

• 原產(chǎn)地證書(shū) （Certificate of Origin）

雖然某些國(guó)家/地區(qū)會(huì)接受商業(yè)發(fā)票上的原產(chǎn)地聲明，但其他國(guó)家/地區(qū)的海關(guān)當(dāng)局可能會(huì)要求提供單獨(dú)的標(biāo)題為原產(chǎn)地證明的文件。原產(chǎn)地證明是證明該產(chǎn)品來(lái)源證明書(shū)。

如果美國(guó)已與您所出口的國(guó)家談判達(dá)成了自由貿(mào)易協(xié)定（free trade agreement，F(xiàn)TA），并且您的商品符合該協(xié)定規(guī)定的減稅條件，那么您可能需要提供該貿(mào)易協(xié)定的特定表格。您可以在Shipping Solutions網(wǎng)站上找到許多此類FTA產(chǎn)地來(lái)源證的免費(fèi)PDF樣本。

• 托運(yùn)人的指示信 (Shipper’s Letter of Instruction)

根據(jù)您在第四步中與買(mǎi)家就出口類型以及誰(shuí)通過(guò)AES進(jìn)行備案的討論，您可能需要準(zhǔn)備托運(yùn)人的使用說(shuō)明（Shipper’s Letter of Instruction，SLI）。SLI為您的公司提供一份書(shū)面記錄，記錄了誰(shuí)收到裝運(yùn)單據(jù)，誰(shuí)來(lái)詢問(wèn)問(wèn)題，與誰(shuí)聯(lián)系來(lái)獲得出口證明以及誰(shuí)發(fā)布了用于支持出口決定的出口控制信息。

在路由出口交易（routed export transaction）中（除非您專門(mén)協(xié)商歸檔），貨代/買(mǎi)方很可能會(huì)通過(guò)AES歸檔。否則，您可以自己通過(guò)AES進(jìn)行歸檔，或者您的代理將為您通過(guò)AES進(jìn)行歸檔。如果您的代理人提供文件歸檔，則您必須提供SLI以及授權(quán)書(shū)。

• 提單(Bills of Lading)

伴隨您的出口，您至少需要一份（但可能需要幾份）提單。例如，您可能需要一份內(nèi)陸提貨單才能將貨物移至港口或機(jī)場(chǎng)。要將貨物運(yùn)出美國(guó)，您需要單獨(dú)的提貨單，通常由貨運(yùn)代理填寫(xiě)。危險(xiǎn)品可能需要您自己填寫(xiě)危險(xiǎn)品表格。

• 第6步：再次進(jìn)行受限方檢查

在將貨物運(yùn)出出口之前，進(jìn)行最后一次限制檢查，以確保符合任何被拒絕或限制的規(guī)定。如果使用“運(yùn)輸解決方案受限方篩選向?qū)В?Shipping Solutions Restricted Party Screening Wizard）”執(zhí)行此操作，則篩選結(jié)果將自動(dòng)記錄在軟件中，并提供在審計(jì)時(shí)進(jìn)行盡職調(diào)查的書(shū)面證據(jù)。

• 第7步：其他表格Miscellaneous Forms

在出口貨物之前，可能還需要準(zhǔn)備其他特定文件。這些可能會(huì)在與買(mǎi)方協(xié)商的銷售合同，信用證或其他付款方式的條款要求的文件或貨運(yùn)代理要求的表格中標(biāo)識(shí)。這些附加文件可能包括銀行匯票，或者對(duì)于臨時(shí)出口，包括ATA單證。正確完成所有文件，請(qǐng)繼續(xù)發(fā)貨！

最后提示：記錄保存

不要忘記，您不僅必須為出口貨物準(zhǔn)備各種文件，而且還有責(zé)任保留所有文件的副本以及整個(gè)銷售過(guò)程中的所有其他信函，包括電話，電子郵件等。畢竟，記錄整個(gè)過(guò)程是您的工作，而不是您的買(mǎi)家，貨運(yùn)代理或其他任何人的工作。

（完）

（感謝Shippingsolutions）

作者：曾志宏（微信-1638881963），北科大畢業(yè)，新加坡國(guó)立大學(xué)　MBA，服務(wù)于GE，Rolls-Royce，JCI，Whirlpool等供應(yīng)鏈部門(mén)，致力推廣供應(yīng)鏈智能解決方案，包括貨代，倉(cāng)儲(chǔ)，運(yùn)輸，報(bào)關(guān)領(lǐng)域DocuAI, 小道智能，單證機(jī)器人以及智能文件處理方案，幫助貿(mào)易，物流和貨代企業(yè)流程自動(dòng)化，數(shù)字化轉(zhuǎn)型，智慧供應(yīng)鏈提升。