為什么需要貨代單證

貨運代理單據(jù)的用途如下：

? ·標識要裝運的貨物：貨運單據(jù)通常會詳細說明你的貨物，這些文件詳細說明了裝運編號、尺寸和內(nèi)部內(nèi)容，通過這種方式，海關(guān)可以很容易地識別你運輸?shù)呢浳铮瑥亩箼z查和清關(guān)變得容易。

? 作為貨物所有權(quán)的證明：貨代文件顯示有權(quán)從海關(guān)接收產(chǎn)品的個人或商業(yè)實體，這些文件允許產(chǎn)品所有權(quán)的變更，允許產(chǎn)品的進口商/出口商將特權(quán)轉(zhuǎn)讓給其他人。

? 允許你做相應的準備：這些文件使您了解貨物的詳細信息，如托運編號、承運人名稱和預計到達日期，通過這種方式，您可以輕松地準備交付，如搬運、運輸、儲存等。

? ·索賠的書面證據(jù)：如果沒有必要的貨運代理單據(jù)，索賠和獲得保險賠償是很困難的。

? 確認交付的貨物完好無損：你的貨代文件幫助你確認你所訂購的貨物是否正確。

? 代表運輸合同：貨運代理單據(jù)包含與貨物有關(guān)的條件，此外，該文件包含有關(guān)貨物的重要細節(jié)，如價值、重量、目的地和運輸操作將遵循的條件。

貨運代理單證主要內(nèi)容

貨運代理文件在確保貨物從海關(guān)轉(zhuǎn)移到貨主方面起著至關(guān)重要的作用，貨運代理文件詳盡準確時，速度會快很多，麻煩少很多。

? 發(fā)貨日期：貨運代理文件中最關(guān)鍵的日期之一是登船登機日期，這些日期對于銷售協(xié)議和付款日期都很重要。

? 商品說明：如果沒有描述產(chǎn)品的必要文件，你不能發(fā)貨，商品的描述應具體準確，它應該與發(fā)票、裝箱單和原產(chǎn)地證書相匹配。

? 貨物的體積和重量：貨物的重量和體積應準確無誤，以避免清關(guān)時出現(xiàn)麻煩，實際上，貨物數(shù)量和重量應與貨物到達時相同，但是，它可能與裝運單據(jù)上的內(nèi)容不一致。

? 付款條件：你的貨運單據(jù)應該注明運費支付條款，譬如是在裝運目的地支付還是在裝運前提前支付。

? 相應的簽名：承運人或代理人必須在貨運代理單據(jù)上簽字，他們應該在整個運輸過程中對貨物負責。

? 被通知人：運送過程需要時間，貨物到達后，該文件應提供收件人的聯(lián)系方式，被通知人可以是集裝箱的所有人，也可以是指定的第三方。

中國貨代主要單證類型

以下是從中國貨代常見的幾種單證。

1） 提單 (Bills of Lading)：

提貨是將貨物或產(chǎn)品裝載到船只上的過程，提單文件確保承運人獲得付款并完好無損地交付貨物。




有三種類型，內(nèi)陸提單、空運提單和海運提單。

? 內(nèi)陸提單：內(nèi)陸提單是執(zhí)行承運人和托運人之間陸路運輸貨物協(xié)議的重要文件。在大多數(shù)情況下，內(nèi)陸提單是為國際貨物運輸簽發(fā)的第一份單據(jù)。內(nèi)陸提單規(guī)定了貨物的價值、貨物的原產(chǎn)地、目的地、貨物描述和裝運條款。

? 海運提單：海運提單是國際海運貨物的提單，提單是托運人和承運人之間簽署的一項義務，它提供了貨物類型、數(shù)量和目的地的詳細信息。此外，海運提單還顯示了產(chǎn)品使用的包裝類型。當貨物在港口交付裝運時，本提單即具有約束力。貨物交付后，接收人簽署并保留文件。

海運提單可以有兩種類型，第一種提單被稱為直接提單，用 于收貨人和其他任何人直接接收貨物的情況。另一種是第三方可以代表收貨人接收進口貨物。

? 空運提單：如果你想更快地收到貨物，你可以選擇空運。這一過程可能成本高昂，但快很多，如果你要空運貨物，你必須獲得空運提單，航空公司只簽發(fā)空運提單。

空運提單的用途：1，作為收到完好貨物的證據(jù)；2，向進口商提出的運輸貨物保險索賠；3，顯示要支付的運費賬單和付款條件；4，這是清關(guān)時使用的關(guān)鍵文件之一。

2） 原產(chǎn)地證書（Certificate of Origin, C/O）

C/O是用來證明進口貨物完全在特定國家生產(chǎn)和制造的文件，本文件向海關(guān)證明貨物來自某一國家，并符合規(guī)定要求。

以下情況會用到產(chǎn)地證：；

? 客戶或進口商需要時

? 在運輸過程中海關(guān)需要

? 滿足一個某個國家規(guī)定

原產(chǎn)地證書文件必須包括以下信息；

? 交通工具和路線；該證書規(guī)定了目的港和裝運港。此外，還應詳細說明裝運條款。

? HS代碼；這一部分應該是關(guān)于海關(guān)申報的。HS代碼顯示貨物所屬的類別和應支付的適用關(guān)稅。

? 出口商；出口商是這批貨物的受益人。這里寫著出口商的地址，包括城市和國家。

? 包裝的數(shù)量、和類型；原產(chǎn)地證書顯示了運輸中的包裹數(shù)量。

? 證書號

? 發(fā)票日期和編號

C/O適用于所有符合中國原產(chǎn)地規(guī)定的產(chǎn)品。

假設你計劃從中國出口，您應該在貨物離開中國前至少五天申請原產(chǎn)地證書。證書在申請后1-2天后頒發(fā)。

3） 商業(yè)發(fā)票 Commercial Invoice







商業(yè)發(fā)票是一種法律文件，說明在途貨物的價值以及客戶欠供應商的金額。此外，商業(yè)發(fā)票提供了買賣雙方商定的貿(mào)易條件。需要盡可能準確地填寫商業(yè)發(fā)票，以避免延誤清關(guān)過程。

商業(yè)發(fā)票包含以下信息：；

? 賣方信息和稅務識別號

? 買方信息和識別號

? HS代碼

? 貨物說明

? 付款貨幣

? 付款指示

? 提單號碼

? 出口日期

? 最終的目的地

? 根據(jù)2010年國際貿(mào)易術(shù)語解釋通則的交貨條款

4） 制造證書 Certificate of Manufacturer

制造證書是一種聲明，在該聲明中，商品生產(chǎn)者向買方傳達商品已準備好訂購。它還證明生產(chǎn)的產(chǎn)品質(zhì)量合格，符合規(guī)定的標準。

本文件需要有制造商信頭，并包含以下信息；

? 制造商獲得產(chǎn)品的日期

? 產(chǎn)品名稱

? 批號

? 質(zhì)量控制檢查員的姓名和簽名

? 貨物的數(shù)量和質(zhì)量

? 退稅貨物受益人的名稱

? 對產(chǎn)品征收的適用稅額

? 廢物的數(shù)量和價值

? 產(chǎn)出數(shù)量

? 簽署日期

5） 裝箱單 Packing List

裝箱單是一份重要的貨運代理文件，可以提供貨物的詳細信息。描述裝箱單的其他名稱包括：送貨單、拆包單和客戶收據(jù)。裝箱單為出口商、收貨人和貨運代理提供有關(guān)貨物的基本細節(jié)。該清單包括與產(chǎn)品和包裝箱數(shù)量有關(guān)的信息。

裝箱單對于國際運輸至關(guān)重要，因為：

? 它是買方確認收到貨物時的指南

? 它們被用來向國際航空公司預訂艙位

? 該清單提供了提交原產(chǎn)地證書所需的必要細節(jié)

? 它提供了你進口貨物的準確數(shù)量

? 該文件作為內(nèi)陸提單的證明。

? 包裝由賣方準備，并在現(xiàn)場發(fā)送給進口商，以驗證貨物。

裝箱單必須包括以下信息：

? 每個包裹的數(shù)量。

? 商業(yè)發(fā)票號碼。

? 每個包裹的描述。

? 目的地地址。

? 收貨人聯(lián)系地址。

? 托運人聯(lián)系方式。

6） 檢驗證書







如果你要運送高價值的產(chǎn)品，你需要出示一份檢驗證書，證明您的產(chǎn)品質(zhì)量良好，符合您的訂單要求。對貨物是否符合銷售合同規(guī)定的規(guī)格進行徹底檢查之后。獨立的檢驗公司通常會頒發(fā)證書。

您可以將檢驗證書分為官方檢驗證書或商業(yè)檢驗證書。

假設你不信任供應商的生產(chǎn)質(zhì)量；你可以選擇讓一家受信任的公司代表你檢查，你選擇的檢驗公司應該是你和賣方都信任的，進行評估后，公司應向您提供詳細的檢查報告。

買賣雙方從檢驗證書中獲得的一些好處；

? 它消除了人們對產(chǎn)品質(zhì)量的疑慮。

? 該證書通過第三方提供證據(jù)。如果在檢驗公司的積極推薦下，你看到了低質(zhì)量的產(chǎn)品，你可以隨時要求賠償。

? 作為信用證交易的書面證據(jù)

請注意，檢驗證書的有效期僅為5年。在這段時間之后，你必須申請一個新的。

7） 貨物保險證書

貨物保險證書是表明被保險貨物類型的文件，它還顯示了特定運輸貨物的保險金額。

航運過程面臨著許多風險，這些風險會導致交貨延誤、貨物損失等，因此，買保險是明智的，保險范圍向收貨人保證，如果你遭受損失或損害，你可以提出索賠并獲得賠償。航運保險是不貴的，費用從50美元到100美元不等。您選擇的保險公司或經(jīng)紀人將向您提供此證書。

保險憑證應當包含以下內(nèi)容：

? 裝運信息

? 保單號碼

? 投保人的詳細信息

? 運輸信息

? 覆蓋范圍限制

? 賠償?shù)那闆r

? 發(fā)生損失時應遵循的程序

? 承運人或第三方的賠償責任

? 結(jié)算代理的聯(lián)系信息

? 保險費金額

? 有效期

還要注意的是，每一份保險證書都涵蓋特定時間特定類型的產(chǎn)品。也就是說，您不能在不同的時間對不同的產(chǎn)品使用相同的證書。

如果您需要反復使用相同的保險，您的保險經(jīng)紀人或提供商可以安排一份綜合保險證書。

記住，一旦貨物離開制造商的倉庫，它們就容易受到不同類型的風險。所以，請在發(fā)貨后立即申請。

8） 進口許可證 Import Licence

企業(yè)合法經(jīng)營，必須從政府獲得必要的許可證。進口許可證是由特定政府簽發(fā)的文件，允許您進口不同的貨物。這些許可證的主要目的是規(guī)范特定貨物的進出口。當然，它有助于保護國內(nèi)產(chǎn)業(yè)。政府也通過向貿(mào)易商提供許可證來實施配額，允許他們交易特定數(shù)量的產(chǎn)品。

以下清單提供了從中國發(fā)貨時應遵循的指南；

? 檢查海關(guān)邊境保護局對需要許可證的物品的要求。

? 向貨物的入境港核實。了解有關(guān)進出口流程的任何信息。

? 請注意，無論您是否有資格獲得許可證，您都必須填寫海關(guān)報關(guān)單。收到貨物后，您有15天時間填寫表格。

并非所有您進口出口的產(chǎn)品都需要許可證，最好的辦法是向海關(guān)核實哪些貨物需要進口許可證。

9） 托運人指示書 Shippers Letter of Instruction

托運人指示書（SLI）是一種指導貨運代理如何處理貨物的文件。在大多數(shù)國家，所有貨物都必須有SLI。它允許貨運代理處理與海關(guān)有關(guān)的所有交易。

這是因為航運船舶經(jīng)常?？吭诙鄠€港口，因此SLI至關(guān)重要。他也有助于確保海上運輸?shù)陌踩屯咨铺幚怼?br>
如果您不熟悉進出口要求，向您的貨運代理提供SLI是確保效率和快速運輸?shù)淖罴逊绞健?br>
SLI是一個可以包含所有信息的文件，這樣，就減少了大量文檔的使用。將職責委派給貨運代理；向貨運代理提供書面授權(quán)書和SLI文件，使他們能夠代表托運人監(jiān)督貨物。

提交SLI可以使用在線模板，這些模板易于遵循，并指導您完成發(fā)布SLI的過程。

這些模板需要以下信息；

? 付運費的人

? 貨運代理詳細信息

? 托運人信息

? 產(chǎn)品的數(shù)量和重量。

? 貨物類型。

? 導出文件的名稱和聯(lián)系人。

? 保險信息。

? 使用的包裝類型。

? 特殊處理要求。

10） 危險品證書 Dangerous Goods Certificate

危險品（DG）是指在處理和運輸不當時會造成健康、安全或環(huán)境風險的產(chǎn)品。通常使用菱形標志表示危險品

此類貨物應該由受過特殊培訓和專業(yè)知識的人處理。國際航空運輸協(xié)會（IATA）和國際海事組織（IMO）監(jiān)管危險品和危險品運輸。

如果您的貨物包含危險品或危險品，您必須提供危險品證書。

11） 植物檢疫證書 Phytosanitary Certificate

在運輸某些受管制的農(nóng)產(chǎn)品（如植物）時，植物檢疫證書是一份重要文件。它由出口國的農(nóng)業(yè)、水或糧食資源部產(chǎn)生。只有國家植物保護局（NPPO）授權(quán)的認證人員才能發(fā)布該文件。該文件有助于防止害蟲、疾病和其他傳染性病原體進入進口國。

裝運以下產(chǎn)品時，該文件至關(guān)重要：

? 繁殖用種子

? 水果和蔬菜

? 谷物

? 特定植物

如果您正在運輸以上產(chǎn)品，您必須在向您所在國家的部門申請后向NPPO注冊。此外，你可以在線申請。在大多數(shù)情況下，相關(guān)人員必須檢查您的存儲設施，以確保其符合設定的健康標準。

植物檢疫證書中必須包含以下信息：

? 原產(chǎn)國

? 交貨國

? 進口許可證號碼

? 申報入境點

? 產(chǎn)品的詳細信息

? 運輸工具

? 托運人和收貨人詳細信息

? 補救細節(jié)

? 聲明貨物安全的公司聲明

? 檢查官的正式簽名

12） 熏蒸證書 Fumigation Certificate

熏蒸證書確認貨物已熏蒸且安全，它也被稱為害蟲控制證書，該文件包含有關(guān)所用熏蒸劑類型、溫度和處理強度的信息，國際運輸必須對所用木材進行熏蒸，這樣，最好使用塑料作為唯一的包裝材料，以避免熏蒸。

13） 貨代托書 Booking Note

發(fā)貨人為了進出口商品，通過船公司和貨代公司進行船運進行訂艙的申請書。內(nèi)容其中主要是托運人，收貨人、通知人，裝貨港、卸貨港、嘜頭、貨描、毛重、體積、運費的支付方式、所訂船期，訂艙章以及其他需求要在訂艙委托書體現(xiàn)，如目的港免用箱期等。




處理國際貨代單證

國際航運實踐中，您需要良好記錄的數(shù)據(jù)，才能更快地清關(guān)和交付。

在運輸過程中，您需要在兩個關(guān)鍵點提供文件。

第一部分將在貨物原產(chǎn)國裝貨，最后一部分將在目的國的卸貨碼頭。為了使整個過程迅速，你應該跟蹤你的文件，并確保它們定期更新。

其中一些文件，您需要在發(fā)貨前在原產(chǎn)國進行處理，其他則要求你按照海關(guān)規(guī)章制度在目的地國辦理手續(xù)。

在許多情況下，如果你是FOB發(fā)貨，你的供應商將處理文件過程。

在目的國，你要提供必要的文件，否則海關(guān)不會放行你的貨物，所需的文件工作取決于您運輸?shù)漠a(chǎn)品和海關(guān)規(guī)定。

還要注意的是，有些文檔可以在線處理和發(fā)送，而有些文檔則需要手動處理。通常有很多模板可供在線處理，您可以填寫詳細信息和流程。

你可以雇傭貨運代理來處理文件和運輸過程，可靠的貨運代理將有助于簡化發(fā)貨的流程。

智能文檔處理貨代文件




據(jù)估計，跟貨代單證文件相關(guān)的員工超過2500萬人，每年僅海運就處理120億份文件。

全球找過2500萬人每天盯著這些枯燥無聊的文字，在各個系統(tǒng)和表格當中輸入導出，企業(yè)在提高后臺效率方面面臨著前所未有的壓力，國際物流業(yè)是智能文檔處理非常急迫的行業(yè)之一。智能文檔處理即AI識別各種單據(jù)文件，提取數(shù)據(jù)，利用RPA機器人錄入系統(tǒng)，人工輔助，提交文件，比以往的人工操作更加高校，更加準確完成任務。

智能文檔處理（IDP，Intelligent Document Processing）是什么?

IDP是融合光學字符識別(OCR)、機器視覺(CV)、自然語言處理(NLP)和機器學習(ML)等技術(shù)幫助人類識別和提取非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的過程。

智能文檔處理通過集成人工智能技術(shù)，改變了傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)捕獲。IDP智能地組織捕獲的數(shù)據(jù)，人類設計使之符合業(yè)務工作流，使得數(shù)據(jù)提取向前邁進了一大步。

智能文檔處理如何工作?

文件捕獲--通過集成IDP技術(shù)，與高清晰度的紙張和圖像; 以及文本和PDF文件內(nèi)容的軟件，一同捕獲文檔。

圖像處理- IDP技術(shù)使用OCR和機器視覺算法處理圖片，建立兩個數(shù)字化文檔——一個給機器閱讀，另一個給人工查看。

光學字符識別--OCR技術(shù)讀取掃描文檔上的文本，一個有效的解決方案使用多個OCR分層，以達到接近100%的準確率。

自然語言處理-- NLP使IDP在數(shù)據(jù)理解方面更快和更智能。情感分析，還有詞性標注，加之命名實體和其他元素等NLP技術(shù)有助于檢測特定上下文含義。有助于以非結(jié)構(gòu)化文檔識別相關(guān)數(shù)據(jù)。

文檔分類--信息分類是智能文檔處理區(qū)別于其他自動化解決方案的地方。IDP的自動文檔功能使數(shù)據(jù)分類極為有效，訓練后的分類引擎，通過智能的技術(shù)和機器學習來識別文件類型(發(fā)票、收據(jù)、提單、銀行對賬單等)。

數(shù)據(jù)提取--一個成功的智能文檔解決方案就是一個人工智能系統(tǒng)，可以通過訓練來提取文檔中的所有需要的數(shù)據(jù)和信息。

數(shù)據(jù)驗證——IDP解決方案需要利用外部數(shù)據(jù)庫和人在工作流來驗證/查驗數(shù)據(jù)。不符合指定要求的字段都會高亮顯示，供手動檢查。

數(shù)據(jù)集成 --對于企業(yè)來說，IDP必須與ERP和其他商業(yè)軟件或流程無縫集成，需要將分類數(shù)據(jù)和源數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為人類可讀的格式，可以大大幫助會計系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理(CRM)、ERP，TMS， FMS，WMS，OMS等等一系列系統(tǒng)。

通過堅持不懈的努力，已經(jīng)有不少初創(chuàng)科技公司，在AI 單證識別的實踐中取得了很客觀的結(jié)果，一些國際性物流企業(yè)，譬如馬士基，DHL貨代，準時達，DSV都已經(jīng)開始享受智能單證解決方案IDP的好處，如有興趣進一步探討和咨詢，請加微-信: One Six Three Eight Eight Eight One Nine Six Three.

曾志宏Lucas，北科大畢業(yè)，新加坡國立大學MBA，服務于GE，Rolls-Royce，JCI，Whirlpool等跨國企業(yè)供應鏈部門，致力于貨代行業(yè)流程自動化和智能化，AI+軟件機器人RPA，以及數(shù)字供應鏈，智慧物流等的推廣和傳播 (Wechat: One Six Three Eight Eight Eight One Nine Six Three)。