在外貿(mào)業(yè)務(wù)當(dāng)中，英文信件和英文郵件是必須要掌握的技能，但是很多人對(duì)于英文書信的格式并不是很靈光。以至于每一次寫信或者寫郵件的時(shí)候，常常為了小小的格式上腦筋。這里簡(jiǎn)單地說一下英文書信的幾種格式。希望能夠幫到有需要的朋友。

在開篇之前，先簡(jiǎn)單說說英文書信到底是個(gè)啥套路。我在其他的文章中曾經(jīng)說過，寫作的本質(zhì)上其實(shí)也是一種交流，我們可以把寫作這種交流看成是面對(duì)面交流的一種變體。寫作的整個(gè)過程其實(shí)也是像面對(duì)面說話一樣。一個(gè)人通過語言的方式發(fā)出一系列的信息，另一個(gè)人接收這樣的信息，同時(shí)做出一定的反饋。一般而言，寫作是一種比面對(duì)面交流更為嚴(yán)肅的交流方式。我們這里以書信為例，我們?cè)趯憰诺臅r(shí)候，其實(shí)整個(gè)交流過程缺失了一些要素，比如說面對(duì)面交流的眼神，語氣，表情，動(dòng)作等等。所以這些缺失的因素，在書信的寫作過程當(dāng)中，就要用語言來彌補(bǔ)。比如你需要用語言表明你的語氣，你的態(tài)度，你的尊重，你的莊重。

比如你通過書信在和別人交流的時(shí)候，你首先要讓別人知道你是誰，來自于哪里，這樣一來就產(chǎn)生了書信當(dāng)中的信頭，一般在信頭當(dāng)中，你會(huì)自報(bào)家門，說明自己是誰，來自于哪里。這其實(shí)就像面對(duì)面對(duì)話一樣，有的時(shí)候你先要向?qū)Ψ浇榻B自己是誰。而這體現(xiàn)在英文的商務(wù)信函之中，就是信頭。信頭就包括你自己的相關(guān)信息，公司名稱電話地址等等，信頭在英語的商務(wù)信函當(dāng)中是很重要的一個(gè)部分，也幾乎是任何正式文件的要求之一。你在英語國家辦事情的時(shí)候，他們很可能讓你提交有你單位信頭并且有公章和簽字的cover letter等等。

所以體現(xiàn)在信的具體形式當(dāng)中就是，寫信人的地址什么的在最上方，因?yàn)檫@個(gè)是收信人最先看見的部分，這個(gè)部分我們說了可以是信頭的一部分。 在這個(gè)的下面才是收信人的地址，或者我們叫做inside address。

在自報(bào)家門之后，你需要說明這封信是寫給誰的，于是就出現(xiàn)了稱呼。稱呼也就相當(dāng)于兩個(gè)人在面對(duì)面的時(shí)候先和別人打招呼。你在和人打完招呼之后，就開始切入正題。所以，商務(wù)信函，在打完招呼之后，也就是在稱呼之后，就開始寫信函的正文。做完之后一般都會(huì)有一些結(jié)束的敬語，就是我們通常所說的. Your sincerely, Yours truly, Yours faithfully.之類的話。在這些話下面，在落款寫上自己的名字。如果是紙質(zhì)信函的話，還需要有個(gè)簽名。最后這幾個(gè)步驟和面對(duì)面交流有所不同。面對(duì)面交流，在結(jié)束的時(shí)候，一般不會(huì)再說一遍我是誰，或者給對(duì)方留個(gè)簽名。但是這些已經(jīng)是商務(wù)信函的固定部分了。




這里引用一個(gè)關(guān)于寫作的網(wǎng)站上的說法，簡(jiǎn)單說明一下幾種英文信件的格式。

Full-block style: 或者有人叫做齊頭式，我倒是覺得英文的原文反而能更反映出這種格式的真正含義，全塊狀的格式，文字和段落排成整齊的塊狀。這種格式很簡(jiǎn)單直白，版式美觀，容易掌握，崇尚實(shí)用主義的美國人一般都會(huì)采用這樣的格式。因?yàn)檫@樣很簡(jiǎn)單，很容易操作，剛剛進(jìn)入職場(chǎng)的新手很容易就能記住這樣的格式。

而現(xiàn)在，大多數(shù)商業(yè)信函都遵循這樣的風(fēng)格，因?yàn)樗鼪]有任何縮進(jìn)，簡(jiǎn)單明了，容易操作，只需要管左邊對(duì)齊就可以了。在這種風(fēng)格中，所有內(nèi)容（日期，內(nèi)部地址，稱呼，正文，落款和簽名）都從最左邊開始。在這種格式當(dāng)中，唯一需要縮進(jìn)的內(nèi)容是 分條列舉的時(shí)候，也就是所謂的項(xiàng)目符號(hào)，以及比較長(zhǎng)的引用。當(dāng)遇到這樣的情況時(shí)，是需要用縮進(jìn)的。遇到這兩種情況時(shí)整個(gè)列舉的條目和整個(gè)引用都需要縮進(jìn)成一塊，而不是僅僅第一行縮進(jìn)。就像下面這樣，引用的部分自己縮成一塊。




下面是一個(gè)所謂的block style的圖片。




The modified-block style：或者叫做上一種格式的變體，有人把它叫做一種改良格式，但個(gè)人而言并不敢茍同，因?yàn)閺娘L(fēng)格上看這種格式更為復(fù)雜，沒有看出改良的成分，改良應(yīng)該是越改越簡(jiǎn)單才對(duì)。 在這種格式當(dāng)中段落并不縮進(jìn)。但是，日期，落款和簽名是縮進(jìn)的，——但是這種縮進(jìn)是從行的中心線開始的。也就是說從中間線開始縮進(jìn)，有些組織機(jī)構(gòu)使用這種風(fēng)格，看起來整潔但并不利落。




Indented style，富有英國風(fēng)格的書信格式，這種格式應(yīng)該是脫胎于傳統(tǒng)的英文信件的寫法，因?yàn)閭鹘y(tǒng)上人們寫信的時(shí)候就會(huì)每一段段首留出空格，當(dāng)然在今天大家都用計(jì)算機(jī)的時(shí)代，我們經(jīng)常習(xí)慣說縮進(jìn)。在這種格式當(dāng)中， 日期，落款和簽名從中心線開始，這一點(diǎn)與上一種格式一樣。但是，這種格式的每段縮進(jìn)半英寸（1.27厘米），也有資料說要縮進(jìn)一英寸，個(gè)人認(rèn)為在沒有嚴(yán)格要求的前提下，可視情況而定。一般有嚴(yán)格格式要求的信函都會(huì)有相應(yīng)的模板作為參考。




下面再引用一個(gè)圖片，是一齊頭式的格式為例

letterhead 信頭，一般這一部分會(huì)包含發(fā)信人的信息，比如單位，地址，電話，郵件，對(duì)于很多單位而言，信頭是固定格式的信紙。對(duì)于電子郵件而言，這一部分會(huì)手打出來。

Recipient Address：收信人地址，有時(shí)也叫作Inside Address(封內(nèi)地址)

Reference Line：可以理解為參考信息行，在電子郵件中這一行是主題，寫在Subject當(dāng)中。

Salutation：稱呼

Body：正文

Closure：落款

Signature and Title：簽名和頭銜

Enclosure：隨信附上的文件，在郵件中叫做附件

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