隨著公司逐步成為公眾公司，在運(yùn)營(yíng)管理、內(nèi)部控制和法規(guī)遵從方面的要求也越來(lái)越高。按照SOX的要求，所有可能最終涉及財(cái)務(wù)報(bào)告的內(nèi)部資料均需存檔以備核查，因此，公司的郵件消息需要有完整、可靠的存檔，并在需要時(shí)可迅速查詢(xún)。 SOX和SEC都詳細(xì)制定了關(guān)于郵件保存的規(guī)定，所有記錄包括電子郵件以及其他電子記錄，必須保留5年或7年以上，同時(shí)要求在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成高速檢索。利用郵件作為法庭證據(jù)的趨勢(shì)日益增強(qiáng)，意味著企業(yè)必須很好地管理和保留電子郵件數(shù)據(jù)，否則對(duì)于電子數(shù)據(jù)的查詢(xún)需求很可能使企業(yè)的業(yè)務(wù)處于風(fēng)險(xiǎn)中。無(wú)法提供所需的電子郵件記錄(或由競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手來(lái)提供這些記錄)會(huì)帶來(lái)嚴(yán)重處罰。即使不被法規(guī)限定要求的公司，也應(yīng)該持續(xù)保留電子郵件記錄，可協(xié)助用于證明無(wú)罪或證明涉案，甚至是商業(yè)合同糾紛這樣的一般訴訟也可由此取證。因此，必須盡快確定郵件存檔和調(diào)閱的技術(shù)方案和管理制度。