目前市面上外貿(mào)管理軟件很多，由于外貿(mào)的整個流程相對固定，在大的功能模塊劃分上，成型的外貿(mào)軟件看上去都差不多，考察某款外貿(mào)軟件是否真的能適合貴司所經(jīng)營的產(chǎn)品特點，是否真的能讓您有可能真正充分使用起來，并實實在在獲得得管理效益，關(guān)鍵在于對軟件功能細節(jié)的考察，細節(jié)決定成敗這句話用在軟件上是再合適不過了。很多聽上去很完美的軟件，卻最終沒辦法用起來，浪費了您大量的時間，甚至影響到公司的發(fā)展規(guī)劃，基本上都是卡在一些u201c細節(jié)u201d的實現(xiàn)上，因為這些u201c細節(jié)u201d對業(yè)務(wù)員的實際使用操作，可能造成了極大的不便，導致業(yè)務(wù)員對軟件的抵制，大家不愿意把數(shù)據(jù)錄在系統(tǒng)中，那么系統(tǒng)就成了一個空殼了。

一套真正能在全公司推廣起來，并最終實現(xiàn)公司管理目的和效益的工藝品行業(yè)外貿(mào)軟件，應(yīng)該要能解決好工藝品行業(yè)一些特有的問題：

1、能真正減輕一線工作人員的數(shù)據(jù)錄入負擔，這些人員包括樣品數(shù)據(jù)維護人員，業(yè)務(wù)員，跟單人員，驗貨人員，財務(wù)人員，部門經(jīng)理等；

2、能提完善的單據(jù)Excel（特別是圖文混排的單據(jù)格式）導出功能，如果業(yè)務(wù)員在系統(tǒng)中錄了一次數(shù)據(jù)之外，還得在Excel中再做一次錄入或進行大量的格式調(diào)整，系統(tǒng)的實用性也將大打折扣；

3、對涉及組套產(chǎn)品的，軟件應(yīng)能真正解決產(chǎn)品組套帶來的一系列問題，包括對組套信息的維護、整套成本的計算、組套之后的混裝或分裝問題、套件類產(chǎn)品的采購，以及更復(fù)雜的動態(tài)組套問題（按客戶的實際要求進行隨意組套）；

4、在工藝品行業(yè)中，包裝是一個重要因素，圍繞包裝，有一系列的問題：軟件能否根據(jù)客人的包裝要求準確計算出包裝成本，自動生成包裝規(guī)格說明，并根據(jù)不同的包裝要求，重新核算出合理的報價（包裝改變之后，會同時影響到FOB費用，如果是CNF或CIF價格條款的，海運費的影響就更大了），訂單確認之后，能否準確產(chǎn)生出包材采購單；

涉及包裝部分的數(shù)據(jù)特別容易出錯，但出錯帶來的影響又很大，最糟糕的還將導致無法按客人要求的數(shù)量出貨（外箱規(guī)格錯誤，CBM錯誤，會導致裝柜數(shù)量出問題）；

5、圖片處理功能：在工藝品行業(yè)中，圖片是極為重要，這體現(xiàn)在二大方面，一是圖片的保護，二是圖片的使用；這二者有時是互相矛盾的，如何做到既要有很徹底的安全保護機制，又不影響正常使用，是衡量工藝品類外貿(mào)軟件的一個重要因素；

圖片功能還涉及一些更細節(jié)的處理，如：能否自動壓縮過大的圖片（否則郵件可能發(fā)不出去或很難發(fā)）；動態(tài)組套時，能否根據(jù)子貨號的圖片自動合成貨號圖片（否則業(yè)務(wù)員要花很多時間在重拍一張貨號總圖片上）；在各種導出的Excel表格或打印出來的報表中，如何確保圖片不變形；

6、能實現(xiàn)必要的管理控制，如數(shù)據(jù)異常自動提示機制，單據(jù)審核機制，數(shù)據(jù)查看、操作權(quán)限控制機制，待辦事項自動提醒機制等；

以上幾點，說起來很容易，但要真正實現(xiàn)起來，難度是非常大的，特別是在手工藝品類行業(yè)，由于貨號多，客戶改樣多，在開發(fā)、報價、送樣、接單、采購（生產(chǎn)）、出貨的整個過程中，各種單據(jù)需要記錄的信息很多（包裝、配件、圖片、組套關(guān)系、產(chǎn)品改動、各種規(guī)格說明，當然也包括最重要的價格和數(shù)量信息），各相關(guān)人員經(jīng)常為了找到或確認一些數(shù)據(jù)，花費了大量的時間和精力，通過軟件來處理這些數(shù)據(jù)，對軟件的細節(jié)要求就更高了，沒有對行業(yè)特點的徹底了解，是不太可能開發(fā)出真正管用的軟件產(chǎn)品的。（某些公司一直試圖在模仿億星軟件，但最多也只能模仿到一些表面功能，真正的數(shù)據(jù)核心處理、控制功能，包括大量的操作實現(xiàn)細節(jié)，是無法模仿的）