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（1）收發(fā)訂單與備貨。
這一階段單證工作的具體內(nèi)容為：
客戶詢盤(pán)：一般在下訂單之前，客戶都會(huì)把相關(guān)的詢價(jià)表給業(yè)務(wù)部，做一些細(xì)節(jié)上的了解。
報(bào)價(jià)：業(yè)務(wù)部及時(shí)回復(fù)客戶的詢問(wèn)，確定貨物品名、型號(hào)、生產(chǎn)廠家、數(shù)量、交貨期、付款方式、包裝規(guī)格及柜型等，開(kāi)形式發(fā)票給客戶做正式報(bào)價(jià)。
得到訂單：經(jīng)過(guò)洽談，收到客戶正式的訂單。
下生產(chǎn)訂單：得到客戶的訂單確認(rèn)后，給工廠下訂單，安排生產(chǎn)計(jì)劃。
業(yè)務(wù)審批：業(yè)務(wù)部收到訂單后，首先要做出業(yè)務(wù)審核表。按u201c出口合同審核表u201d的項(xiàng)目如實(shí)填寫(xiě)，盡可能將各種預(yù)計(jì)費(fèi)用都列明。合同審批需附上客戶訂單傳真件與工廠的收購(gòu)合同。審核表要由業(yè)務(wù)員簽名，部門(mén)經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。如金額較大的，或有預(yù)付款和傭金等條款的，要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行。合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門(mén)進(jìn)程員跟進(jìn)。
下達(dá)生產(chǎn)通知：業(yè)務(wù)部在確定交貨期后，滿足條件即可下達(dá)生產(chǎn)通知，通知工廠按時(shí)生產(chǎn)。
工廠發(fā)貨的同時(shí)向出口商和稅務(wù)部門(mén)提供增值稅發(fā)票或相應(yīng)的證明。
稅務(wù)部門(mén)憑生產(chǎn)商提供的增值稅發(fā)票或其他證明，向出口商提供出口退稅專用稅票。
工廠在向外貿(mào)倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨的同時(shí)，要求倉(cāng)庫(kù)簽收送貨單。
外貿(mào)倉(cāng)庫(kù)收到貸物后，向出口商簽發(fā)進(jìn)倉(cāng)單。
（2）催證、來(lái)證登記、審證與改證。
催開(kāi)信用證。
在出口合同簽訂以后，如果進(jìn)口商遲遲沒(méi)有開(kāi)來(lái)信用證，則應(yīng)根據(jù)合同中規(guī)定的開(kāi)證時(shí)間或根據(jù)出口貨物的性質(zhì)、備貨難度、裝運(yùn)期等因素決定的合理時(shí)間來(lái)催促進(jìn)口商開(kāi)出信用證。
來(lái)證登記。
進(jìn)口商開(kāi)出的信用證一般由進(jìn)口商的開(kāi)證行傳遞到出口商的通知行，再由通知行傳遞給出口商。所以，單證員收到信用證后，必須立即做好登記。登記內(nèi)容主要有信用證號(hào)碼、合同號(hào)碼、開(kāi)證申請(qǐng)人、開(kāi)證行、總金額、裝運(yùn)期、信用證有效期等。信用證的登記可采用登記簿的方式，登記簿作為單證工作的資料，也要進(jìn)行歸檔保存。